¿La web de tu empresa es un gasto o una inversión contable?

Depende de cuánto tiempo vayas a usarla, y la regla es más sencilla de lo que parece: si la web o el software que has encargado te va a servir durante varios ejercicios, es una inversión y va al inmovilizado intangible para amortizarse en varios años; si lo que pagas es el mantenimiento, el hosting o un retoque puntual, es gasto del ejercicio. La misma factura puede tener trozos de las dos cosas, y de cómo lo registres depende el resultado que declaras este año. Aquí tienes cómo separarlo, con qué criterios y qué pedirle a tu proveedor para que tu asesor no tenga que adivinar.

La pregunta que lo decide todo

El Plan General de Contabilidad no habla de webs ni de apps, habla de activos. Un desembolso se registra como inmovilizado —es decir, como inversión— cuando vas a usarlo en la actividad durante más de un ejercicio y es razonable esperar que te genere beneficios. Si lo que compras se consume en el año, es gasto.

Aplicado a lo que encargas a una empresa de desarrollo, la pregunta práctica es: ¿esto me va a seguir sirviendo el año que viene y el siguiente? El desarrollo de una tienda online, de una aplicación de gestión o de una web corporativa completa, sí. La cuota mensual del hosting, no. Cambiar los textos de una página, no. Un módulo nuevo que añade una funcionalidad que vas a usar durante años, otra vez sí.

Esta distinción tiene dos consecuencias que conviene entender antes de seguir. La primera es de resultado: si llevas todo a gasto, tu beneficio de este año baja de golpe; si lo activas, el coste se reparte a lo largo de los años en que lo usas, que es lo que de verdad refleja lo que ha pasado en tu negocio. Y la segunda es de criterio: no puedes elegir lo que te convenga. La naturaleza del desembolso decide, y es lo que se revisa si alguien mira tus cuentas.

Qué parte de la factura es inversión y qué parte es gasto

Casi ninguna factura de un proyecto digital es de una sola naturaleza. Este es el reparto habitual:

La frontera que más dudas genera es la de la cuarta y la quinta fila frente a la tercera: ¿cuándo un cambio es mantenimiento y cuándo es una ampliación? El criterio útil es preguntarse si después del trabajo el sistema hace algo que antes no hacía, y si eso te va a servir durante años. Arreglar que el formulario no envía correos es mantenimiento. Añadir un área privada de clientes que antes no existía es una ampliación del activo.

Cómo se amortiza una web o un software

Una vez que algo está en el inmovilizado intangible, se amortiza: cada año llevas a gasto una parte de lo que pagaste, repartiendo el coste a lo largo de su vida útil.

Aquí hay que distinguir dos planos que no siempre coinciden:

• El contable. El Plan General de Contabilidad te pide amortizar en función de la vida útil del activo: el tiempo durante el que esperas usarlo de verdad. Para una web o una aplicación de empresa, lo razonable suele ser un plazo corto, porque la tecnología y el diseño envejecen rápido.
• El fiscal. La tabla de amortización del artículo 12 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades recoge una línea para sistemas y programas informáticos, con un coeficiente lineal máximo del 33 % anual y un periodo máximo de seis años. Es el límite de lo que Hacienda admite como deducible cada año por la vía lineal.

En la práctica, para la mayoría de las pymes eso significa repartir el coste del desarrollo en tres años, que es lo que resulta de aplicar ese coeficiente máximo, siempre que se corresponda con el uso real que vas a hacer. Si tu empresa es de reducida dimensión, la propia ley prevé además supuestos de amortización acelerada para parte del inmovilizado; si te interesa adelantar la deducción, es exactamente la pregunta que hay que hacerle a tu asesor fiscal con los números delante.

Dos avisos sobre cosas que se confunden a menudo. Uno: el IVA de estas facturas no es parte del coste a amortizar si tu actividad te permite deducírtelo; va por su camino en las liquidaciones. Y dos: si tu empresa desarrolla software para sí misma, el tratamiento de lo que gastas en investigación y lo que gastas en desarrollo no es el mismo, y la norma contable cambió en este punto en los últimos años, así que no lo resuelvas por analogía con lo que hacíais antes.

Qué pedirle a tu proveedor para que esto sea fácil

La mitad de los problemas se evitan en la factura. Lo que conviene pedir, y que cualquier empresa de desarrollo seria te dará sin discutir:

1. Un desglose por conceptos. Que el desarrollo, el diseño, la puesta en marcha, el hosting del primer año y el mantenimiento aparezcan como líneas separadas con su importe.
2. Una descripción que se entienda sola. «Servicios informáticos» no le dice nada a nadie dentro de dos años. «Desarrollo del portal de clientes, fase 1» sí.
3. La fecha de puesta en funcionamiento. La amortización empieza cuando el activo está en condiciones de funcionar, no cuando firmaste el presupuesto. En proyectos que duran meses, esa fecha importa.
4. Separar las cuotas recurrentes. El mantenimiento y el alojamiento mejor en su propia factura periódica, para que nadie los mezcle con la inversión.
5. El contrato o el presupuesto aceptado. Es lo que documenta el alcance de lo que has comprado y, por tanto, lo que respalda que sea una inversión y no un servicio consumido.

Si estás en mitad de un proyecto por hitos, pide el desglose desde la primera certificación. Reconstruir a posteriori qué parte de tres facturas trimestrales era desarrollo y qué parte soporte es un trabajo tedioso que acabará haciendo tu asesor, y lo cobrará.

Los errores que acaban en un disgusto

• Llevar a gasto un desarrollo grande para bajar el resultado del año. Es la tentación clásica y es revisable. Si el activo existe y lo estás usando, el sitio donde va es el inmovilizado.
• Activar lo que no toca. El extremo contrario: subir al activo el mantenimiento, la publicidad o la creación de contenidos para que el beneficio parezca mejor. También se revisa.
• Amortizar sin criterio. Poner un plazo porque alguien lo hizo así una vez. El plazo tiene que responder a cuánto tiempo vas a usarlo, dentro de los límites que permite la norma fiscal.
• Olvidarse de dar de baja lo que ya no existe. Si rehaces la web entera, la anterior deja de estar en uso. Mantenerla en el balance amortizándose como si nada infla tu activo.
• No cuadrar la subvención. Si parte del proyecto se ha pagado con una ayuda pública, su registro tiene sus propias reglas y hay que llevarlo en paralelo.

Nada de esto convierte una decisión contable en una tragedia, pero sí son los puntos por los que empieza una regularización cuando toca. Y todos se resuelven con una conversación de diez minutos con tu asesor en el momento de recibir la factura, no en marzo del año siguiente.

En resumen: separa el proyecto del mantenimiento

La web, la app o el software de gestión que vas a usar durante años son una inversión: van al inmovilizado intangible y se amortizan, con la vida útil que marca el Plan General de Contabilidad y dentro de los límites de la tabla del artículo 12 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, que para sistemas y programas informáticos admite hasta un 33 % anual en un máximo de seis años. El hosting, el mantenimiento y los retoques son gasto del ejercicio. La factura desglosada es lo que hace que esa separación sea automática en lugar de discutible, y la decisión final sobre tu caso concreto es de tu asesor fiscal, con tus cuentas delante.

Si vas a encargar un desarrollo y quieres que el presupuesto venga ya separado entre proyecto y servicios recurrentes, con el alcance de cada fase por escrito y una fecha de puesta en funcionamiento clara, pídenos presupuesto y lo plantearemos así desde el principio.

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