Qué software necesita un restaurante para gestionar su día a día
Un restaurante necesita, como mínimo, cinco piezas de software: TPV con comandas, gestión de reservas y mesas, control de compras y escandallos, gestión de personal con registro de jornada y facturación preparada para la normativa. No hace falta comprarlas todas de golpe ni todas del mismo proveedor, pero sí saber qué hace cada una y por dónde se conectan, porque el desorden entre ellas es lo que te hace perder dinero sin que lo veas en la caja.
Si llevas un bar, un restaurante de menú o un local con dos turnos y terraza, este artículo te sirve para poner nombre a lo que necesitas antes de que un comercial te lo ponga por ti.
Sigue el recorrido de un servicio y verás dónde te falta software
La forma más rápida de saber qué necesitas no es mirar catálogos, sino seguir a un cliente desde que piensa en venir hasta que tú cierras la caja:
- Reserva la mesa por teléfono, por tu web o desde un portal.
- Llega, le sientas y se anota en qué mesa está y cuántos son.
- Pide y ese pedido tiene que llegar a cocina y a barra sin equívocos.
- Se le añade una ronda más, cambia un plato, se divide la cuenta entre tres.
- Paga con tarjeta, en efectivo o con un bono regalo.
- Tú necesitas saber al final del día qué se ha vendido, qué se ha gastado en género y cuánto has dejado de margen.
Cada punto donde ahora hay papel, memoria o una hoja de cálculo es un candidato a software. Y cada punto donde tienes que copiar un dato de un sistema a otro a mano es un candidato a integración.
El TPV con comandas es el corazón, no un accesorio
El TPV es el programa donde se abren las mesas, se toman las comandas y se cobra. Es la pieza que más veces se usa al día, así que es la que más te conviene elegir bien.
Lo que de verdad marca la diferencia en un restaurante:
- Comandas desde la mano: el camarero anota en un móvil o tablet y la comanda sale impresa en cocina y en barra a la vez. Se acaban los viajes y los «esto no lo he pedido».
- Modificadores y notas: sin cebolla, al punto, sin gluten. Si tu TPV no lo gestiona bien, la cocina trabajará con post-its.
- Gestión de mesas y salas: unir mesas, mover comensales, dividir la cuenta por comensal o por producto.
- Turnos y cierre de caja: arqueo por turno, descuadres identificables y propinas registradas.
- Varias tarifas: menú del día, carta, terraza y delivery no tienen por qué costar lo mismo.
Si tienes cocina con varias partidas, mira también las pantallas de cocina: sustituyen al ticket de papel y dejan ver los tiempos de cada plato, que es la métrica que de verdad decide si el servicio va bien.
Reservas y mesas: recupera el control de tu propia agenda
Muchos restaurantes dependen por completo de un portal de reservas externo, pagan comisión por cada comensal y no se quedan con los datos del cliente. Un sistema de reservas propio cambia eso: recibes reservas desde tu web y desde tu ficha de Google, confirmas por correo o WhatsApp, reduces los no shows con recordatorios y te quedas con la base de datos de clientes, que es tuya y te sirve para llenar los martes.
Lo que debe resolver:
- Aforo real por tramos horarios y por sala, no un número global.
- Duración media por tipo de mesa, para no solapar sentadas.
- Reservas de grupos con condiciones distintas (anticipo, menú cerrado).
- Lista de espera y aviso automático cuando se libera una mesa.
- Recordatorio el día anterior y opción de cancelar con un clic.
Lo ideal es que el sistema de reservas y el TPV se hablen: cuando la mesa se sienta, se marca como ocupada sin que nadie lo apunte dos veces.
Compras, escandallos y stock: aquí está tu margen
El precio de la carta no se decide mirando al vecino, se decide sabiendo lo que te cuesta cada plato. Eso es el escandallo, y necesitas software para mantenerlo vivo porque el género cambia de precio cada semana.
Qué debe hacer esta pieza:
- Fichas de producto con receta: cada plato desglosado en ingredientes y cantidades, con su coste actualizado.
- Albaranes y facturas de proveedor: entrada del género, control de si te han cobrado el precio pactado y aviso cuando sube.
- Inventario y mermas: recuento periódico y diferencia entre lo que deberías tener según ventas y lo que hay en cámara.
- Pedidos a proveedor: propuesta de pedido a partir de consumo y stock mínimo.
- Alérgenos: la información de alérgenos de cada plato sale de la receta, así que si el escandallo está bien hecho, la carta de alérgenos se mantiene sola.
Es la parte que más locales se saltan y la que antes se paga sola: sin escandallo actualizado, puedes estar vendiendo tu plato estrella con menos margen que la ensalada.
Personal, turnos y registro de jornada
En hostelería la plantilla cambia cada semana, hay extras de fin de semana y horas complementarias. Necesitas software que cubra tres cosas: el cuadrante de turnos, el registro de jornada y la comunicación con tu asesoría laboral.
El registro de la jornada de trabajo es una obligación legal para todas las empresas con personas contratadas, con conservación de los registros a disposición de la Inspección de Trabajo. Un fichaje digital desde el propio TPV o desde el móvil es la vía más cómoda en un local pequeño, y te sirve además para comparar horas trabajadas contra ventas por turno, que es la forma de saber si el cuadrante está bien dimensionado.
Facturación: prepárate para Verifactu sin agobios
Aunque en un restaurante la mayoría de tickets son simplificados, también emites facturas a empresas, a comidas de grupo y a catering. El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, con registros encadenados e inalterables y código QR en la factura.
Según el calendario vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, la obligación llega el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Traducido a tu día a día: no corras hoy, pero cuando cambies de TPV o de programa de facturación, exige por escrito que el fabricante vaya a cumplir el reglamento. Cambiar de TPV dos veces en tres años es el gasto que sí te puedes ahorrar.
Programa estándar, desarrollo a medida o una combinación
Para un local único, un TPV estándar de hostelería cubre casi todo. La cosa cambia cuando tienes varios locales, cocina central, obrador, catering o un modelo propio que ningún programa contempla.
| Opción | Para quién encaja | Coste y plazo orientativos |
|---|---|---|
| TPV en la nube de hostelería (suscripción) | Bar o restaurante de uno o dos locales con carta estándar | 20 € – 80 € al mes por terminal; alta en días |
| Licencia de TPV tradicional | Locales que prefieren pago único y trabajar sin depender de internet | 400 € – 1.500 € de pago único, más mantenimiento anual |
| Hardware del punto de venta | Cualquier local que monte o renueve caja | 300 € – 900 € un pack básico de terminal, impresora y cajón |
| Software de gestión para compras, escandallos y stock | Locales que quieren controlar margen y proveedores | 50 € – 300 € al mes según volumen y módulos |
| Plataforma a medida con integraciones | Grupos con varios locales, cocina central o catering | 25.000 € – 70.000 €, de 4 a 8 meses |
| Tienda online o app de pedidos propia integrada | Locales que quieren vender delivery sin comisiones de portal | 20.000 € – 60.000 €, de 3 a 6 meses |
El camino sensato en la mayoría de casos es mixto: TPV estándar bien elegido, programa de compras y escandallos conectado a él, y desarrollo a medida solo donde tu operación es distinta de la del vecino. Antes de firmar nada, pregunta siempre lo mismo: ¿tiene API o alguna forma documentada de sacar mis datos? Si la respuesta es no, ese programa te va a atar.
Por dónde empezar esta semana
Resumiendo: el TPV con comandas es la base, las reservas propias te devuelven el cliente, los escandallos te devuelven el margen, el cuadrante y el fichaje te ordenan la plantilla y la facturación te evita sustos con Hacienda. Empieza por la pieza que hoy te está costando más dinero o más discusiones, no por la más llamativa, y exige que cada nueva herramienta se conecte con la anterior en lugar de sumar otra pantalla.
Si tienes varios locales, cocina central o una forma de trabajar que ningún programa del mercado acaba de cubrir, cuéntanos cómo es el día a día de tu restaurante y te decimos con franqueza qué se resuelve con software estándar y qué merece un desarrollo a medida.