Qué software necesita una imprenta para su día a día

Una imprenta necesita, como mínimo, un programa que calcule presupuestos con su propio escandallo y que siga cada trabajo por la planta hasta la entrega. El software que de verdad cambia el día a día de una imprenta es el que une el presupuesto, la orden de trabajo y la carga de máquinas en un mismo sitio, porque ahí se decide si un trabajo deja margen o se lo comen la reimpresión, la merma y las horas que nadie apuntó.

En artes gráficas casi nunca falta voluntad de ordenarse: falta un sitio donde el dato esté una sola vez. Si el presupuesto vive en una hoja de cálculo, la orden de trabajo en una carpeta, el archivo del cliente en el correo y la fecha de entrega en la cabeza del jefe de producción, el programa que necesitas no es uno más, sino el que recoja todo eso. Vamos por orden.

Sigue un trabajo desde el presupuesto hasta la entrega

Antes de mirar programas, haz este ejercicio con un trabajo real y corriente: un tríptico a dos caras, tirada media, plastificado y entrega en dos direcciones. Recorre el camino completo y apunta en qué momento tienes que preguntar algo a alguien.

Al terminar deberías poder responder a estas preguntas en segundos, sin levantarte:

• ¿Qué versión del presupuesto aceptó el cliente y con qué precio por tirada?
• ¿En qué fase está el trabajo ahora mismo y qué máquina lo tiene?
• ¿El cliente dio el visto bueno al archivo definitivo? ¿Quién y cuándo?
• ¿Hay papel reservado para esta orden o hay que pedirlo?
• ¿Cuántas horas de máquina y de persona lleva consumidas frente a lo previsto?
• ¿Está servido y albaranado? ¿Está facturado?

Cada pregunta que no puedas contestar marca un hueco. Esa lista, y no un folleto de funcionalidades, es tu pliego de condiciones.

El presupuesto: donde una imprenta gana o pierde el margen

Presupuestar en artes gráficas no es aplicar un precio de catálogo: es un cálculo con muchas variables que además no se comportan de forma lineal. Entran el soporte y el gramaje, el formato y cómo aprovecha el pliego, la tirada, el número de tintas o pasadas, los acabados (plastificado, troquel, encuadernación, numeración), la preimpresión y el transporte.

La parte que más se escapa es la puesta a punto. Preparar la máquina cuesta casi lo mismo para quinientas unidades que para cinco mil, así que el coste unitario cae a medida que sube la tirada. Si tu hoja de cálculo no reparte bien ese coste fijo, las tiradas cortas se presupuestan baratas y te dejan sin margen justo en los trabajos que más ocupan la planta.

Lo que le tienes que exigir a un programa en este punto:

• Plantillas de producto por familia (folletos, cajas, etiquetas, gran formato) con sus fases y materiales ya definidos.
• Escandallo propio, con tus costes de máquina por hora, tus mermas y tus tarifas de mano de obra, no los que venían de serie.
• Escalados de tirada en el mismo presupuesto, para ofrecer tres cantidades sin recalcular a mano.
• Margen visible por línea mientras presupuestas, no al cerrar el mes.
• Versiones del presupuesto, porque el cliente va a pedir cambios y conviene saber cuál aceptó.
• Conversión directa a orden de trabajo, sin volver a teclear nada.

Ese último punto parece menor y es el que más errores evita: cuando la orden se escribe otra vez a mano, es cuando el gramaje o el acabado cambian por el camino.

La orden de trabajo y la carga de máquinas

La orden de trabajo es la pieza que ordena la planta. Debe llevar la ficha técnica completa, los materiales reservados, las fases por las que pasa, la máquina asignada y el tiempo estimado de cada fase. Y debe tener estado: en preimpresión, pendiente de visto bueno, en impresión, en acabados, pendiente de servir.

Con eso resuelto llega lo que de verdad te deja prometer fechas: la carga de máquinas. Necesitas ver en una pantalla qué tiene cada máquina esta semana y dónde está el cuello de botella. En la mayoría de imprentas no está en la impresión, sino en los acabados o en un proveedor externo de troquel o encuadernación, y es justo lo que nadie tiene planificado.

Pide también partes de producción sencillos, para que el operario registre tiempos y mermas reales sin pelearse con la pantalla. Ese dato cierra el círculo: comparas lo real con lo estimado y corriges el escandallo con tus propios números. Sin eso, presupuestas siempre con la misma suposición de hace cinco años.

Preimpresión: archivos, pruebas y visto bueno del cliente

Una parte grande de lo que se reimprime a tu costa no es un fallo de máquina: es un malentendido sobre el archivo. Por eso la gestión documental no es un adorno.

Lo que marca la diferencia es un sitio donde el cliente sube el archivo y recibe la prueba, en lugar de una cadena de correos. Que el programa guarde las versiones del archivo, cuál es la definitiva y qué incidencias tenía (sangres, perfil de color, resolución, fuentes). Y sobre todo, que registre el visto bueno: quién aprobó, qué versión exacta y en qué fecha y hora.

Cuando llega el «esto no es lo que yo pedí», la conversación cambia por completo si puedes abrir la aprobación firmada de esa versión concreta. No se trata de ganarle la discusión al cliente, sino de poder localizar en un minuto dónde se perdió la instrucción.

Papel, tintas y mermas: el stock que se come el beneficio

El material es el otro gran agujero. Necesitas stock por referencia real, es decir por formato y gramaje, no un «papel» genérico. Y necesitas dos cosas que casi ningún sistema improvisado tiene: reservas por orden de trabajo, para que el papel comprometido no se gaste en otro trabajo, y control de restos, porque los sobrantes útiles de una bobina o de un palé son dinero que ya has pagado.

Sobre las mermas, el programa debe dejarte registrarlas por fase, porque no es lo mismo la de arranque de máquina que la de tirada o la de acabados. Cuando tienes ese dato por trabajo, aparecen los productos que siempre consumen más material del presupuestado, y eso se corrige subiendo el precio o cambiando la forma de producirlos.

Que las compras salgan ligadas a la orden es la guinda: el pedido al proveedor nace del trabajo que lo necesita y sabes qué estás esperando y para cuándo.

Facturación, albaranes y lo que te exige la norma

Aquí se cierra el circuito. Lo mínimo es albarán de entrega por envío, facturación desde la propia orden de trabajo (incluidas entregas parciales y portes) y conexión con tu contabilidad para no teclear la misma factura dos veces.

Dos obligaciones que conviene tener claras antes de elegir programa:

• Facturación verificable. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que debe cumplir el software de facturación, el conocido sistema Verifactu. El calendario de entrada en vigor se ha modificado varias veces, así que confirma con tu gestoría la fecha que te aplica y pregunta al proveedor, por escrito, si su programa ya está adaptado.
• Registro de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar diariamente la jornada de toda la plantilla. En una imprenta con turnos, esto encaja de forma natural con el fichaje en planta, y es mejor que salga del mismo sistema donde ya se registran los tiempos de producción.

Programa sectorial, desarrollo a medida o una combinación

No hay una respuesta única. Depende de cuánto se parece tu forma de trabajar a la del resto del sector.

La combinación es la salida más frecuente en imprentas con algo propio: mantener un sistema estándar para la parte administrativa y desarrollar a medida el presupuestador y la planificación, que es donde está tu conocimiento. Si eliges esta vía, el punto crítico son las integraciones: define desde el principio qué sistema manda en cada dato (clientes, artículos, facturas) para no acabar con dos verdades distintas.

Por dónde empezar sin parar la producción

Empieza por el presupuesto y la orden de trabajo, en ese orden, y no toques nada más hasta que funcionen. Es el tramo donde se decide el margen y el que arrastra todo lo demás: cuando el presupuesto se convierte en orden sin reteclear, la planificación, el consumo de material y la factura caen casi solos. Después añade preimpresión y visto bueno, luego stock y mermas, y deja la integración contable para el final.

Haz la prueba con una familia de producto, la que más repitas, durante un par de semanas en paralelo con tu método actual. Vas a descubrir que el problema no era el programa, sino dos o tres decisiones que nunca estuvieron escritas: cómo se reparte la puesta a punto, qué merma das por buena y quién puede aprobar un cambio de última hora.

Si estás en ese punto y dudas entre adaptar un programa del sector o desarrollar la parte que te hace distinto, cuéntanos cómo produces en tu imprenta y te ayudamos a ver qué merece un desarrollo propio y qué no vale la pena tocar.

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