Cómo automatizar el registro de viajeros en SES.Hospedajes
La forma de cumplir el registro de viajeros sin hacerlo a mano es conectar tu motor de reservas o tu programa de gestión hotelera (PMS) con SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior, a través de su servicio web, para que cada reserva, cancelación y entrada se comunique sola dentro del plazo de 24 horas. Así dejas de teclear partes, evitas olvidos y guardas la prueba de que cumpliste. Te explicamos qué exige la norma, qué datos pide, qué vías de envío hay y cómo montar la automatización paso a paso.
Qué es SES.Hospedajes y quién está obligado
SES.Hospedajes es la aplicación del Ministerio del Interior en la que los alojamientos comunican los datos de sus clientes. Es la vía para cumplir el Real Decreto 933/2021, que regula las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos. Según el Gobierno, el nuevo registro se activó el 2 de diciembre de 2024, después de varias moratorias.
El decreto considera hospedaje dar habitación o espacio para pernoctar a cambio de un precio, de forma profesional o no (artículo 2). Menciona de forma expresa:
- Hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes y establecimientos de turismo rural.
- Campings, zonas de estacionamiento de autocaravanas, apartamentos, bungalows y alojamientos turísticos similares.
- Los operadores turísticos que intermedian entre los alojamientos y los clientes.
- Las plataformas digitales que intermedian en estas actividades y ofrecen servicios en España.
Es decir, afecta tanto a un hotel de ciudad como a quien alquila un apartamento turístico o una casa rural, aunque no se dedique a ello de forma profesional.
Qué datos hay que comunicar
El anexo I del decreto enumera los datos. En la actividad profesional se agrupan en cuatro bloques, y para automatizar lo útil es saber de qué parte de tu sistema sale cada uno:
| Bloque | Qué incluye | De dónde sale en tu sistema |
|---|---|---|
| Empresa | Titular, CIF o NIF, datos de contacto, web y dirección del anuncio | Configuración inicial, se da una vez |
| Establecimiento | Tipo, denominación y dirección completa | Configuración inicial, se da una vez |
| Viajeros | Nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia, teléfono, correo, número de viajeros y parentesco si hay menores | Formulario de reserva y registro previo a la llegada |
| Transacción | Referencia y fecha del contrato, entrada y salida, datos del inmueble y datos del pago (tipo, medio, titular y fecha) | Motor de reservas, PMS y pasarela de pago |
Dos detalles prácticos. Los partes de entrada deben firmarlos todas las personas mayores de catorce años, y los datos de los menores de esa edad los aporta el adulto que los acompaña (artículo 4.2). Además, el establecimiento responde de que los datos coincidan con el documento de identidad que el viajero tiene que mostrar (artículo 4.3): la automatización no te libra de comprobar el documento.
Plazos y conservación: 24 horas y tres años
El artículo 6 del decreto marca tres momentos:
- Antes de empezar a operar tienes que comunicar los datos de la empresa y del establecimiento, en los diez días siguientes a completar los trámites administrativos de tu actividad y siempre antes de ejercerla.
- Al hacerse o anularse una reserva, la comunicación debe ser inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas.
- Al empezar el servicio, es decir, con la entrada del viajero, de nuevo en un plazo no superior a 24 horas.
Si tu actividad es profesional, además debes llevar un registro informático con esos datos y conservarlo tres años desde que termina el servicio (artículo 5). Quien alquila de forma no profesional queda exento de ese registro, pero no de comunicar los datos, y puede hacerlo por medios no telemáticos según el procedimiento que se determine.
El régimen sancionador es el de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. El decreto considera grave no llevar el registro u omitir las comunicaciones, y leve comunicarlas fuera de plazo o cumplimentar los registros con irregularidades (artículo 8). Según el artículo 39 de esa ley, las infracciones graves se sancionan con multas de 601 a 30.000 euros y las leves, de 100 a 600 euros.
Tres formas de enviar los datos al Ministerio del Interior
El alta se hace en la sede electrónica del Ministerio del Interior, con certificado digital o Cl@ve. Al completarla recibes las credenciales para entrar en la aplicación y también las que permiten enviar las comunicaciones de forma automática mediante un servicio web. En la práctica tienes tres vías:
| Vía | Cómo funciona | Para quién tiene sentido |
|---|---|---|
| Formulario en la aplicación | Introduces cada comunicación a mano en la web de SES.Hospedajes | Pocas reservas al mes y ningún programa de gestión |
| Carga de fichero | Subes un fichero XML con varias comunicaciones a la vez | Quien exporta los datos de otro programa, como paso intermedio |
| Servicio web | Tu PMS o tu web envían cada comunicación de forma automática | Cualquier alojamiento con volumen o con reservas a todas horas |
La carga por fichero ahorra teclear, pero sigue dependiendo de que alguien genere y suba el archivo cada día. Solo el servicio web elimina el trabajo manual y el riesgo de que un puente o un fin de semana largo te deje fuera de plazo.
Cómo automatizarlo con tu web de reservas o tu PMS
Este es el recorrido que recomendamos:
- Pregunta primero a tu proveedor actual. Muchos PMS y motores de reservas ya incluyen el envío a SES.Hospedajes. Si el tuyo lo tiene, basta con configurar las credenciales del servicio web y comprobar que cada campo se rellena bien.
- Recoge los datos antes de la llegada. Añade a tu web un registro previo en línea en el que el viajero complete sus datos y los de sus acompañantes. Llegará con casi todo hecho y en la recepción solo habrá que verificar el documento.
- Conecta cada evento con su comunicación. Una reserva nueva, una modificación, una cancelación y una entrada deben disparar el envío correspondiente sin que nadie tenga que acordarse.
- Guarda el justificante de cada envío. La plataforma devuelve una respuesta a cada comunicación; tu sistema debe almacenarla junto a la reserva para demostrar que cumpliste y cuándo.
- Prepara el sistema para los errores. Si un envío falla por un dato mal escrito o porque la plataforma no responde, el sistema debe reintentarlo y avisar a una persona con tiempo para corregirlo dentro del plazo.
- Prueba antes de ponerlo en marcha con reservas ficticias que cubran los casos difíciles: grupos, menores, cancelaciones de última hora y estancias que empiezan el mismo día en que se reservan.
Si tu web tiene un motor de reservas propio, conectarlo al servicio web es un desarrollo acotado. En web para empresas de turismo con motor de reservas propio explicamos cómo encaja con el PMS y el gestor de canales para no duplicar trabajo.
Protección de datos: trata esta información como lo que es
Vas a manejar documentos de identidad, fechas de nacimiento, datos de menores y datos de pago. Aunque la obligación venga de una norma, la custodia es tuya:
- Limita quién puede ver y exportar estos datos dentro de tu equipo.
- Cifra la información almacenada y las comunicaciones, y no pidas ni envíes documentos de identidad por correo o mensajería.
- Borra lo que ya no tengas obligación de guardar cuando venza el plazo de conservación.
- Explica al viajero, en tu política de privacidad y en el propio formulario, por qué pides estos datos y a quién se comunican.
Conviene saber, además, que la norma está en discusión. El 4 de junio de 2026 la Comisión Europea abrió un procedimiento de infracción contra España (INFR(2026)4005) al considerar excesivas las categorías de datos que se recogen, incluidos los de pago, y desproporcionado conservarlos tres años. Es una carta de emplazamiento, el primer paso del procedimiento: el Real Decreto 933/2021 sigue en vigor y las obligaciones no han cambiado. Por eso es buena idea que tu integración permita añadir o quitar campos sin tener que rehacerla.
En resumen: automatiza el envío y deja de perseguir partes
El registro de viajeros no se puede evitar, pero sí puede dejar de ser una tarea diaria. Date de alta con tu certificado, pide las credenciales del servicio web, recoge los datos antes de la llegada y deja que tu sistema comunique cada reserva, cancelación y entrada dentro de las 24 horas, guardando el justificante. Si tu motor de reservas o tu PMS no lo resuelve, o quieres un registro previo en línea integrado en tu web, hablemos de cómo conectarlo con SES.Hospedajes sin cambiar tu forma de trabajar.