Cómo calcular el presupuesto anual de tecnología de tu pyme
El presupuesto de tecnología de una pyme se calcula sumando siete partidas y dejando siempre un 10-15 % del total sin asignar para lo que no se puede prever. No hay un porcentaje mágico de la facturación que te diga cuánto gastar: depende de cuánto dependa tu negocio de sus sistemas. Lo que sí hay es un método, y empieza por algo incómodo: casi ninguna pyme sabe hoy cuánto se le va en tecnología, porque el gasto está repartido entre cinco facturas distintas que pasan por contabilidad sin que nadie las mire juntas. Esta guía te sirve para montar el presupuesto del año que viene en una tarde, con una hoja de cálculo y las facturas de los últimos doce meses.
Qué entra en el presupuesto de tecnología y qué se cuela por otro lado
Antes de poner cifras, define el perímetro. Entra todo lo que, si lo dejas de pagar, deja de funcionar algo de tu empresa: infraestructura, licencias y suscripciones, mantenimiento, desarrollo nuevo, seguridad, equipos y la ayuda externa que necesitas para gestionarlo. No entran las campañas de publicidad ni los sueldos de quien usa las herramientas, aunque sí el del personal técnico interno si lo tienes.
El error más habitual es contrario a lo que parece: no es gastar demasiado, es no saber lo que ya se gasta. Las suscripciones mensuales pequeñas se acumulan en silencio y nadie las revisa hasta que alguien se sienta a auditar y recortar el gasto en software. Empieza el presupuesto por ahí: saca el extracto de los últimos doce meses, marca todo cargo recurrente de tecnología y tendrás tu punto de partida real.
Las siete partidas, una a una
Estas son las siete líneas que debe tener tu hoja. Si alguna te sale a cero, no la borres: anota por qué está a cero, porque eso es una decisión, no un ahorro.
- Infraestructura. Hosting o servicios cloud, dominio, certificados, copias de seguridad y monitorización. Es la partida más predecible y la primera que sube cuando crece el tráfico.
- Licencias y suscripciones. Correo corporativo, programa de facturación o ERP, CRM, firma electrónica, herramientas del equipo. Se presupuesta por usuario y año, y conviene anotar la fecha de renovación de cada una.
- Mantenimiento. Las horas que mantienen vivo lo que ya tienes: actualizaciones de seguridad, correcciones, soporte. No es opcional: es lo que evita que una web o una aplicación se conviertan en un problema caro.
- Desarrollo nuevo. Las mejoras y los proyectos del año: una integración, un área de clientes, una funcionalidad que te pide comercial. Es la única partida verdaderamente discrecional.
- Seguridad. Copias comprobadas, gestor de contraseñas, formación del equipo y, si tu actividad lo justifica, un seguro específico.
- Equipos. Ordenadores, móviles y periféricos. Se planifica por ciclo de renovación: si renuevas cada cuatro años, cada año te toca una cuarta parte del parque.
- Apoyo externo. El soporte informático, la consultoría puntual y las horas de quien te resuelve lo que tu equipo no puede.
Rangos orientativos para poner las primeras cifras
Si todavía no tienes facturas que mirar, estos son los rangos que publicamos en nuestras propias guías de costes, en euros y sin IVA. Sirven para hacer una primera estimación; el presupuesto definitivo sale de tus presupuestos reales.
| Partida | Rango anual orientativo | Qué lo mueve |
|---|---|---|
| Hosting e infraestructura cloud | 600 € - 6.000 € | Tráfico, escalado y si es servicio gestionado |
| Dominio | 10 € - 20 € | Extensión del dominio |
| Certificado SSL | 0 € - 300 € | Gratuito en lo básico; de pago con validación de organización |
| Copias de seguridad gestionadas | 100 € - 600 € | A menudo ya incluidas en el cloud |
| Monitorización | 0 € - 1.200 € | Herramienta y volumen de servicios vigilados |
| Mantenimiento web | 1.200 € - 24.000 € | De 100 €/mes en sitios sencillos a 2.000 €/mes con acuerdo de servicio |
| Mantenimiento correctivo de una aplicación | 1.500 € - 6.000 € | Bolsa de horas o cuota mensual |
| Mantenimiento evolutivo (mejoras) | 2.000 € - 12.000 € | Cuántas mejoras quieres el año que viene |
| Licencias de terceros y APIs | 200 € - 5.000 € | Número de usuarios y servicios conectados |
Dos referencias más que ayudan a encajar lo anterior. Para una aplicación web a medida, el mantenimiento anual suele moverse entre 6.000 € y 25.000 €, lo que equivale al 15-25 % de lo que costó desarrollarla; lo desglosamos partida por partida en la guía de cuánto cuesta mantener una aplicación web a medida al año. Y cuando necesites horas suelta de un técnico, el perfil de desarrollo especializado está entre 45 € y 70 € la hora, y un perfil de arquitectura o consultoría puede pasar de 80 €.
Cuánto destinar sin inventarte un porcentaje
Olvídate de aplicar un tanto por ciento de tu facturación porque lo hayas leído en algún sitio. Haz esto en cambio, que lleva menos tiempo y acierta más.
- Calcula el suelo. Suma infraestructura, licencias, mantenimiento y seguridad. Eso es lo que cuesta que mañana todo siga funcionando: no es negociable, es el coste de estar abierto.
- Pon encima los proyectos. Lista las mejoras que quieres el año que viene, pídeles precio y ordénalas por lo que te ahorran o te hacen vender. Lo que no sepas justificar así, baja al final de la lista.
- Reserva el imprevisto. Un 10-15 % del total sin asignar. Siempre aparece una actualización obligatoria, un pico de tráfico o una integración que se rompe porque el otro lado cambió.
- Compáralo con lo que te cuesta el fallo. Si tu tienda online factura mil euros al día, un día caída cuesta mil euros: eso te dice si el mantenimiento premium es caro o baratísimo.
Lo que siempre se queda fuera y luego descuadra
Los descuadres del año se repiten tanto que se pueden enumerar. Anótalos ahora y te ahorras la sorpresa.
- Las subidas de precio de las suscripciones. Los proveedores revisan tarifas; presupuesta las renovaciones con un margen y no con el precio del año pasado.
- El crecimiento del consumo cloud. Si vendes más, consumes más. La factura del servidor no es fija aunque lo parezca.
- Las actualizaciones obligatorias. Las tiendas de aplicaciones y las plataformas obligan a actualizar cada cierto tiempo: ese trabajo hay que pagarlo aunque tu app no cambie para el usuario.
- Las licencias por usuario cuando contratas. Cada incorporación suma licencias. Si prevés contratar a tres personas, súmalo.
- La migración de datos. Cambiar de herramienta casi nunca cuesta solo la herramienta nueva: cuesta mover y limpiar lo que tenías.
- La formación. Un software que nadie sabe usar se paga dos veces: la licencia y el tiempo perdido.
Cómo priorizar si el presupuesto no llega
Lo normal es que la suma salga por encima de lo que puedes destinar. Entonces recortas en este orden, y no en otro: primero las mejoras que no tienen un retorno claro; después las herramientas duplicadas, que casi siempre hay dos pagando por lo mismo; luego los proyectos grandes, que se parten en fases para empezar por la que más alivio da. Lo último que se toca es la seguridad y las copias de seguridad comprobadas, porque ahorrar ahí no es ahorrar: es aplazar un gasto mayor con intereses.
Si estás empezando a ordenar todo esto y no sabes por qué punta coger el ovillo, ayuda tener primero el mapa general de por dónde empezar la transformación digital de una pyme y luego presupuestar lo que de verdad vas a hacer este año.
Monta tu hoja y revísala cada trimestre
Un presupuesto de tecnología útil cabe en una hoja de cálculo con siete filas, una columna por trimestre y una fila de imprevistos que empieza llena. Lo que lo convierte en una herramienta de verdad no es el detalle con el que lo hagas en enero, sino que lo abras cada tres meses para comparar lo previsto con lo gastado: en dos trimestres sabrás presupuestar tu propia empresa mejor que cualquier referencia externa. Si quieres contrastar tus cifras con precios reales de mercado antes de cerrarlo, o separar lo que es mantenimiento imprescindible de lo que es mejora opcional, escríbenos y repasamos juntos tu presupuesto del año.