Cómo hacer una previsión de tesorería para tu negocio digital
Una previsión de tesorería es una tabla que dice, semana a semana, cuánto dinero vas a tener en el banco: no mide si ganas dinero, mide si lo vas a tener el día que haya que pagar. Esa distinción es la que hunde negocios rentables. Puedes cerrar un año con beneficio y quedarte sin liquidez en marzo porque tus clientes pagan a sesenta días, el IVA del trimestre se presenta igual y las licencias anuales de tus herramientas se renuevan todas en enero. Esto es cómo montar esa previsión en una tarde y cómo usarla después.
Beneficio y tesorería no son lo mismo
El beneficio se calcula cuando emites la factura. La tesorería, cuando el dinero entra en la cuenta. Entre esos dos momentos puede haber dos meses, y en ese hueco vive casi todo el estrés financiero de un negocio pequeño.
Un ejemplo con cifras inventadas pero realistas. Imagina que en enero facturas 12.000 € a tres clientes con pago a sesenta días y tienes 4.000 € de gastos fijos al mes. Tu cuenta de resultados de enero es excelente. Tu banco, en cambio, ve salir 4.000 € en enero, otros 4.000 € en febrero y no ve entrar nada hasta marzo. Si empezaste el año con 5.000 € en caja, en febrero no llegas. Mismo negocio, misma rentabilidad, resultado completamente distinto según cuándo entra el dinero.
Por eso la previsión de tesorería no sustituye a tu contabilidad: responde a otra pregunta. La contabilidad te dice si el negocio funciona; la tesorería, si aguantas hasta que se note.
Los datos que necesitas antes de empezar
No hace falta un programa caro. Hace falta tener a mano cinco cosas:
- El saldo real de hoy en todas tus cuentas, sumando lo que tengas en pasarelas de pago pendiente de liquidar.
- Tus facturas emitidas pendientes de cobro, con la fecha en la que te deberían pagar según lo pactado, no la fecha en la que te gustaría.
- Tus facturas recibidas pendientes de pago, con su vencimiento.
- Tus gastos fijos mensuales y, muy importante, los anuales: dominios, certificados, licencias de software, seguros, cuotas de colegios o asociaciones.
- Tu calendario fiscal. El IVA se liquida habitualmente cada trimestre con el modelo 303, y si eres autónomo en estimación directa tienes además tus pagos fraccionados de IRPF. Son salidas grandes, previsibles y que mucha gente no mete en la hoja.
Si llevas tu facturación en una herramienta y tus gastos en otra, exporta las dos a la misma hoja. La media hora que tardas en juntarlo es la mitad del trabajo.
Cómo construirla: trece semanas, no doce meses
El horizonte recomendable para un negocio pequeño es de unas trece semanas, es decir, un trimestre. Más allá, las cifras son ficción; más cerca, no te da tiempo a reaccionar. Monta la tabla así:
| Fila | Qué pones |
|---|---|
| Saldo inicial | El dinero con el que empieza la semana (el saldo final de la anterior) |
| Cobros de clientes | Cada factura pendiente, en la semana en la que vence de verdad |
| Otros cobros | Devoluciones de Hacienda, subvenciones concedidas, aportaciones de socios |
| Pagos a proveedores | Facturas recibidas por su vencimiento |
| Nóminas y cuotas sociales | Incluye tu propia cuota si eres autónomo |
| Impuestos | Las liquidaciones trimestrales, en su semana exacta |
| Gastos recurrentes | Alquiler, herramientas, suministros, publicidad |
| Saldo final | Saldo inicial más cobros menos pagos |
La única regla de oro es esta: cada importe va en la semana en la que se mueve el dinero, no en la que se emite la factura. Y actualízala una vez por semana, siempre el mismo día. Una previsión que se mira cada tres meses no es una previsión, es un recuerdo.
Los cobros: cuándo te tienen que pagar de verdad
Aquí conviene conocer la norma, porque cambia lo que puedes exigir. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales establece que, cuando no hay plazo pactado, el deudor debe pagar en los treinta días siguientes a la recepción de la factura o a la entrega del servicio. Si lo pactáis por escrito, podéis ampliarlo, pero con un techo: no se puede acordar un plazo superior a sesenta días naturales, y el pacto que lo supere es nulo.
La misma ley te da dos herramientas que casi nadie usa:
- Intereses de demora automáticos desde el día siguiente al vencimiento, calculados sobre el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales, sin que tengas que avisar previamente.
- Una indemnización fija de 40 euros por los costes de cobro de cada factura impagada, además de los intereses.
Para tu previsión esto significa dos cosas muy prácticas. Primera: pon en la hoja la fecha de vencimiento legal o pactada, y lleva aparte una columna con «lo que históricamente tarda este cliente». Si uno te paga sistemáticamente con treinta días de retraso, planifica con el retraso y negocia el pacto. Segunda: cuando un cobro se retrasa, mueve la fila en la hoja el mismo día. Un cobro que sigue apareciendo en la semana que ya pasó convierte tu previsión en un deseo.
Los pagos que siempre se olvidan
En los negocios digitales hay un patrón de gastos que se escapa de las previsiones porque no son mensuales:
- Renovaciones anuales: dominios, certificados, licencias de software de diseño o de gestión, cuotas de las tiendas de aplicaciones si publicas apps.
- Comisiones variables: las de tu pasarela de pago crecen cuando crece la facturación, y los ingresos por tarjeta tardan unos días en liquidarse en tu cuenta.
- Infraestructura que escala: si tu servicio tiene éxito, el coste del alojamiento y de las herramientas por usuario sube el mes siguiente. Crecer también consume caja.
- Las liquidaciones de impuestos del trimestre bueno: cuanto mejor te va, mayor es la salida del trimestre siguiente.
- Los pagos de arranque de proyecto: si subcontratas, pagas al colaborador antes de cobrar del cliente final.
Un consejo que vale su peso en oro: cuando un gasto sea anual, divide el importe entre doce y reserva esa cantidad cada mes en una cuenta aparte. La renovación de enero deja de ser un sobresalto.
Qué hacer si la previsión sale en rojo
Lo normal es que la primera vez que la montes veas una semana en negativo. Es justamente para eso. Las palancas, en el orden en el que conviene tocarlas:
- Acelerar cobros. Factura el mismo día que entregas, no a final de mes. Pide anticipo o pago por hitos en los proyectos. Pon pago con tarjeta o domiciliación para que cobrar no dependa de que alguien haga una transferencia.
- Reclamar lo vencido, de forma ordenada. Un aviso automático a los tres días del vencimiento resuelve la mayoría de los retrasos, que suelen ser despiste y no insolvencia.
- Retrasar pagos que se puedan retrasar sin coste, negociando vencimientos con proveedores antes de necesitarlo. Pedirlo con dos meses de margen es una conversación; pedirlo el día del vencimiento es una señal de alarma.
- Convertir gastos fijos en variables. Es la ventaja de un negocio digital: muchas herramientas se pagan por uso.
- Buscar financiación antes de necesitarla, que es cuando te la dan en condiciones razonables. Una línea de crédito abierta y sin usar es un seguro, no una deuda.
Y si quieres dejar de hacerlo a mano: tu herramienta de facturación ya sabe los vencimientos y tu banco ya sabe los saldos. Conectar ambas cosas en un cuadro que se actualice solo es un proyecto pequeño y es la diferencia entre revisar la tesorería cada semana y revisarla cuando ya es tarde.
Media hora a la semana que cambia cómo duermes
En resumen: la previsión de tesorería mira el dinero, no el beneficio; trabaja con un horizonte de trece semanas; coloca cada importe en la semana en la que se mueve; incluye los gastos anuales y los impuestos; y se actualiza siempre el mismo día de la semana. Con esa rutina dejas de decidir con el saldo del banco delante y empiezas a decidir con dos meses de antelación, que es donde están las decisiones buenas. Si quieres que esa hoja deje de ser una hoja y se convierta en un panel conectado a tu facturación, hablemos de cómo automatizarlo en tu negocio.