Una previsión de tesorería es una tabla con el dinero que esperas cobrar y pagar, semana a semana o mes a mes, para saber con antelación cuánto efectivo tendrás en el banco y cuándo puedes quedarte corto. Se hace en cuatro pasos: partes del saldo real de hoy, apuntas los cobros previstos con su fecha probable, apuntas todos los pagos (incluidos impuestos y cuotas) y calculas el saldo que queda al final de cada periodo.
Parece contabilidad, pero no lo es. La contabilidad te dice si ganas dinero; la tesorería te dice si podrás pagar las nóminas el día 30. Un negocio digital puede tener beneficios en la cuenta de resultados y quedarse sin caja por un cliente que paga tarde o por un trimestre de IVA que no habías guardado. Te explicamos cómo montar una previsión útil y mantenerla viva sin dedicarle horas.
Por qué la tesorería no es lo mismo que el beneficio
La diferencia está en el momento en que el dinero entra y sale:
- Facturas no es lo mismo que cobras. Si facturas un proyecto en marzo y el cliente paga a 60 días, el ingreso cuenta en marzo pero el dinero llega en mayo.
- El IVA no es tuyo. Lo cobras con cada factura, pero lo pagas a Hacienda cada trimestre. Si lo gastas entretanto, el trimestre te llega como un pago inesperado.
- Las inversiones salen de golpe. Un equipo nuevo o un desarrollo se pagan en uno o pocos pagos, aunque contablemente se repartan en años.
- Los préstamos devuelven capital, que no es un gasto contable pero sí sale del banco cada mes.
Por eso una empresa rentable puede tener problemas de liquidez, y una previsión de tesorería es la herramienta que los hace visibles con semanas de margen.
Cómo hacer una previsión de tesorería paso a paso
- Elige el horizonte y el periodo. Para el día a día funciona muy bien una previsión de 13 semanas (un trimestre) actualizada cada semana. Para decisiones de inversión, añade una vista mensual a 12 meses.
- Parte del saldo real. Suma lo que hay hoy en todas las cuentas bancarias. Nada de saldos contables: el dinero que de verdad está disponible.
- Apunta los cobros previstos. Factura a factura, con la fecha en que crees que pagará cada cliente, no la fecha de vencimiento. Si un cliente suele pagar con dos semanas de retraso, ponlo así.
- Apunta los pagos fijos: nóminas, cuotas de autónomos y Seguridad Social, alquiler, suscripciones de software, cuotas de préstamos y leasing.
- Apunta los pagos variables: proveedores, publicidad, compras de stock o servicios que dependan del volumen de trabajo.
- Apunta los impuestos en su fecha (lo vemos abajo con detalle).
- Calcula el saldo final de cada periodo: saldo inicial + cobros − pagos. Ese saldo final es el inicial del periodo siguiente.
- Marca un saldo mínimo de seguridad y señala en rojo las semanas en que bajarías de él.
Los impuestos y cuotas que no pueden faltar
Son los pagos que más sustos dan porque llegan en bloque y en fechas fijas. Si eres sociedad o autónomo en España, revisa como mínimo estos:
| Pago | Quién | Cuándo |
|---|---|---|
| IVA (modelo 303) | Autónomos y sociedades | Trimestral: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero |
| Retenciones de trabajadores y profesionales (modelo 111) | Quien paga nóminas o facturas con retención | Trimestral, en los mismos plazos que el IVA |
| Pago fraccionado del IRPF (modelo 130) | Autónomos en estimación directa que no facturan casi todo con retención | Trimestral, en los mismos plazos que el IVA |
| Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades (modelo 202) | Sociedades obligadas | Del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre |
| Cuota de autónomos y seguros sociales | Autónomos y empresas con plantilla | Mensual |
Un truco sencillo: cada vez que cobres una factura, aparta el IVA en una cuenta separada. Así el trimestre deja de ser un problema de tesorería.
Una plantilla que puedes usar desde hoy
No necesitas un programa especial para empezar. Una hoja de cálculo con esta estructura basta:
- Columnas: una por semana de las próximas 13.
- Bloque de cobros: una fila por cliente o por tipo de ingreso (proyectos, suscripciones, ventas de la tienda online).
- Bloque de pagos: filas para nóminas, Seguridad Social, alquiler, software, proveedores, publicidad, impuestos y préstamos.
- Totales: total de cobros, total de pagos, diferencia de la semana y saldo final.
- Una fila de alerta que se ponga en rojo si el saldo final baja del mínimo que has decidido.
Cada semana, sustituye la previsión de la semana que acaba por lo que realmente ha pasado y añade una semana nueva al final. Compara lo previsto con lo real: si tus cobros llegan siempre más tarde de lo previsto, ajusta las fechas de las siguientes semanas.
Previsión prudente y previsión realista
Una previsión es una hipótesis, no una promesa. Para que te sirva para decidir, trabaja con dos escenarios:
- Realista: los cobros en la fecha en que cada cliente suele pagar y los pagos tal como están comprometidos.
- Prudente: los clientes que pagan tarde se retrasan un mes más, una venta prevista no llega y aparece un gasto imprevisto razonable.
Si el escenario prudente se queda por encima de tu saldo mínimo, puedes tomar decisiones con tranquilidad. Si no, ya sabes cuánto margen te falta y cuándo, y puedes preparar la solución antes de necesitarla.
Particularidades de un negocio digital
- Ingresos recurrentes. Si vendes suscripciones, separa las altas nuevas, las renovaciones y las bajas. Las bajas reducen los cobros de los meses siguientes y conviene verlas en la previsión.
- Pasarelas de pago. El dinero de las ventas online no llega al banco el mismo día: cada pasarela liquida con su calendario y descuenta sus comisiones. Apunta la fecha y el importe neto reales.
- Devoluciones. En una tienda online, reserva una parte de los cobros para las devoluciones previstas.
- Proyectos por hitos. Si cobras por fases, la previsión te ayuda a negociar los hitos de cobro para que no financies tú el proyecto del cliente.
- Gasto en herramientas. Las suscripciones de software suben poco a poco y pasan desapercibidas. Revísalas cada trimestre.
Qué hacer si la previsión marca un mes en rojo
La ventaja de verlo con semanas de antelación es que tienes margen para actuar:
- Adelanta cobros: factura antes los hitos terminados, ofrece facilidades de pago con tarjeta o domiciliación y reclama a tiempo las facturas vencidas.
- Retrasa pagos negociables: habla con proveedores antes del vencimiento, no después.
- Aplaza o fracciona impuestos si lo necesitas: la Agencia Tributaria permite solicitar aplazamientos, con intereses y requisitos que conviene revisar con tu asesoría.
- Usa la financiación adecuada: una póliza de crédito para picos puntuales, no un préstamo a largo plazo para tapar un problema de cobros.
- Recorta gasto no esencial durante esas semanas: campañas que no rinden, suscripciones que nadie usa.
Controla tu caja antes de que ella te controle a ti
Una previsión de tesorería a 13 semanas, revisada una vez por semana, es de las herramientas más rentables que puede tener un negocio digital: te avisa de los problemas cuando todavía tienen solución. Empieza con una hoja de cálculo y, cuando el volumen crezca, conéctala con tu facturación y tu banco para que se actualice sola. Si quieres automatizar la previsión con los datos de tus herramientas, cuéntanos qué usas hoy y vemos cómo integrarlo.
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