Una empresa de placas solares necesita un programa que lleve el embudo comercial, el expediente documental de cada instalación y los partes de los equipos en casa del cliente. Lo que distingue a este sector de cualquier otra empresa instaladora es el peso de la documentación: una instalación no está terminada cuando se atornilla el último panel, sino cuando queda legalizada, y ese expediente es exactamente lo que se pierde en las carpetas compartidas.
Si vendes, instalas y legalizas autoconsumo, tu problema no suele ser la parte técnica del montaje. Es que cada instalación arrastra una carpeta de papeles, varios interlocutores externos y unos plazos que no controlas tú. Vamos a ver qué software hace falta para que eso no dependa de la memoria de una persona.
Sigue una instalación desde la primera llamada hasta la legalización
Coge una instalación residencial cerrada hace unos meses y recorre su historia completa. Te vas a encontrar algo así: una llamada, un estudio de ahorro, un presupuesto, dos revisiones del presupuesto, la firma, el pedido de material, la fecha de montaje, el montaje, la documentación técnica, el trámite con la distribuidora, el trámite con el ayuntamiento, el registro en la comunidad autónoma y, meses después, una llamada del cliente preguntando por qué su factura no baja lo que esperaba.
Ahora comprueba cuántas de estas preguntas puedes responder sin abrir cinco sitios distintos:
- ¿En qué punto exacto está la legalización de cada instalación montada?
- ¿Qué instalaciones llevan más de un mes esperando un trámite externo?
- ¿Qué presupuestos enviados este mes siguen sin respuesta?
- ¿Qué material está comprometido para instalaciones ya firmadas?
- ¿Quién estuvo en esa cubierta, qué día y qué dejó anotado?
- ¿Qué instalaciones tienen contrato de mantenimiento y cuándo toca la próxima revisión?
Las que no puedas contestar son las que te están costando dinero, normalmente en forma de instalaciones cobradas a medias porque el expediente sigue abierto.
El estudio de ahorro y el presupuesto: la parte que más tiempo consume
En autoconsumo el presupuesto va casi siempre acompañado de una propuesta de ahorro, y hacerla a mano para cada cliente es un sumidero de horas. Lo que necesitas es poder partir de la factura de luz y de los datos de consumo, dimensionar y generar una propuesta presentable sin rehacerla desde cero.
Lo que le tienes que pedir al programa:
- Plantillas por tipo de instalación: vivienda con excedentes, nave industrial, comunidad de propietarios, con o sin baterías.
- Escandallo real, con tus precios de módulos, inversor, estructura, material eléctrico, mano de obra, medios de elevación, gestión de trámites y margen por línea.
- Versiones del presupuesto, porque el cliente va a pedir variantes y después hay que saber cuál firmó.
- Seguimiento comercial con avisos: el autoconsumo tiene ciclos de decisión largos y la mayoría de ventas perdidas se pierden por no volver a llamar.
- Paso directo del presupuesto firmado a expediente de obra, sin reescribir los materiales.
Un detalle que conviene separar desde el principio: la gestión de ayudas y subvenciones. Si la tramitas tú, es un hito con su propio plazo y su propia documentación, y merece estar en el expediente como una fase más, no como un correo suelto.
El expediente documental: lo que te van a pedir para legalizar
Esta es la pieza que justifica el software por sí sola. El autoconsumo está regulado por el Real Decreto 244/2019, que fija las condiciones administrativas, técnicas y económicas, y a su alrededor se acumula documentación de varios orígenes. Según la potencia, la ubicación y la comunidad autónoma, el expediente suele incluir memoria técnica de diseño o proyecto con certificado de dirección de obra, el certificado de instalación eléctrica, el código de autoconsumo que te facilita la distribuidora, el permiso municipal correspondiente y la inscripción en el registro de autoconsumo de tu comunidad. Para determinadas potencias y ubicaciones entran además los permisos de acceso y conexión del Real Decreto 1183/2020.
No necesitas que el programa sepa de electricidad: necesitas que trate cada instalación como un expediente con una lista de documentos obligatoria y un estado por documento. Es decir, que puedas ver de un golpe qué falta, quién lo tiene y desde cuándo.
Tres funciones concretas que cambian el día a día:
- Checklist por tipo de instalación, porque no se pide lo mismo en una vivienda que en una nave.
- Control de los plazos que no dependen de ti, con el aviso puesto en el trámite externo y no en la cabeza de quien lo envió.
- Cobro ligado a hitos documentales, para que la última certificación no se quede olvidada cuando el expediente se cierra.
Partes de trabajo y fichaje del equipo fuera de la oficina
Tus equipos trabajan en cubiertas, no en una oficina, así que la captura de datos tiene que hacerse desde el móvil y funcionar con mala cobertura. Lo imprescindible es el parte de trabajo con fotos (antes, durante y al terminar), los números de serie de módulos e inversor, el material realmente consumido y la firma del cliente en el propio dispositivo.
Las fotos no son burocracia: son tu prueba del estado de la cubierta antes de pisarla y la base de cualquier reclamación posterior por una filtración o un desperfecto. Los números de serie son lo que te permite tramitar una garantía sin volver a subir al tejado.
Y hay una obligación que no es opcional: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar diariamente la jornada de toda la plantilla. Con equipos que empiezan en rutas distintas, lo razonable es que el fichaje salga del mismo móvil con el que se rellena el parte, en lugar de llevar un control horario aparte que nadie cuadra a fin de mes.
Material, almacén y lo que ya está comprometido
En este sector el material es una parte muy alta del presupuesto y los plazos de suministro se mueven. Necesitas stock por referencia, pero sobre todo necesitas saber qué está comprometido: módulos e inversores asignados a instalaciones ya firmadas no son stock disponible, y confundir las dos cosas es lo que hace que una instalación se pare a mitad de montaje.
Pide también trazabilidad por número de serie, enlazada al expediente de la instalación y al cliente. El día que un fabricante saque un aviso sobre un lote concreto, la diferencia entre una tarde de trabajo y una semana de pánico es tener esa consulta resuelta en el sistema.
Mantenimiento y monitorización: el ingreso que se repite
La venta de autoconsumo es puntual, pero la relación no. El mantenimiento y el seguimiento de producción son la vía más clara para que una empresa instaladora deje de depender solo de instalaciones nuevas, y necesitan soporte en el programa: contratos con sus revisiones programadas, avisos automáticos, historial por instalación y gestión de incidencias y garantías.
Aquí aparece una integración que merece la pena: las plataformas de monitorización de los inversores ofrecen datos de producción, y poder revisarlos de forma centralizada te permite detectar una instalación que rinde por debajo de lo esperado antes de que el cliente te llame enfadado. Esa llamada tuya, avisando antes de que pregunte, es la que hace que te recomiende.
Programa sectorial, desarrollo a medida o una combinación
Depende de cuánto pesa cada parte en tu negocio y de cuántas instalaciones haces al mes.
| Opción | Te encaja si | Lo que ganas | Lo que te vas a encontrar |
|---|---|---|---|
| Programa para empresas instaladoras | Tu volumen es estable y tu proceso se parece al del sector | Partes, avisos y mantenimientos ya resueltos | El expediente de legalización suele quedarse corto |
| CRM comercial más gestión documental | Tu cuello de botella está en vender y en cerrar expedientes | Montaje rápido y poco riesgo | Dos sistemas que alguien tiene que mantener coordinados |
| Desarrollo a medida | Tramitas mucho, trabajas en varias comunidades o combinas obra y mantenimiento | El expediente y los plazos se ajustan a cómo trabajas | Exige definir el proceso antes de empezar y acompañarlo después |
| Combinación | La administración estándar te sirve y lo tuyo es la obra | No rehaces la contabilidad y resuelves el expediente a tu manera | Necesitas integraciones cuidadas para no duplicar datos |
En empresas que tramitan mucho, la combinación es la salida más habitual: un sistema estándar para facturación y contabilidad, y un desarrollo propio para el expediente de instalación, los partes y el control de plazos. Si vas por ahí, decide desde el principio qué sistema manda en cada dato (cliente, instalación, factura) para no acabar con dos versiones de la verdad.
Por dónde empezar sin frenar las instalaciones
Empieza por el expediente de instalación, aunque la tentación sea empezar por el CRM. Es lo que te está costando cobros retrasados y lo que nadie más va a ordenar por ti: define la lista de documentos por tipo de instalación, ponle un estado a cada uno y haz que las instalaciones montadas no desaparezcan del radar hasta quedar legalizadas. Después añade los partes en el móvil con el fichaje incluido, luego el material comprometido y deja el mantenimiento para cuando lo anterior ruede.
Pruébalo con las instalaciones nuevas de un mes, sin migrar el histórico. En cuatro semanas vas a tener claro qué trámite es el que siempre se atasca y cuántas instalaciones tenías realmente a medio cerrar, que casi nunca es el número que uno cree.
Si quieres ordenar esto sin montar un castillo de hojas de cálculo, cuéntanos cómo trabajáis las instalaciones y vemos juntos qué parte conviene resolver con un programa del sector y qué parte merece un desarrollo propio.
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