Para cobrar de una administración pública en España tienes que enviarle una factura electrónica en formato Facturae a través de un punto general de entrada, normalmente FACe. Un PDF por correo electrónico no sirve: la administración no puede registrarlo y, para efectos de pago, es como si no hubieras facturado. Esta es la razón número uno por la que muchas pymes que ganan su primer contrato público tardan meses en ver el dinero. La buena noticia es que el proceso es gratuito y, una vez lo montas la primera vez, se convierte en rutina.
Aquí tienes el recorrido completo, desde los datos que debes pedirle a tu cliente público antes de emitir nada hasta qué hacer cuando te rechazan una factura.
Qué es FACe y por qué tu factura en PDF no sirve
La Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, obliga desde el 15 de enero de 2015 a que las facturas dirigidas a las administraciones públicas sean electrónicas y se presenten en un punto general de entrada. FACe es el punto general de entrada de la Administración General del Estado, y muchas comunidades autónomas y ayuntamientos están adheridos a él, aunque otros tienen el suyo propio.
Un punto general de entrada no es un buzón de correo. Es un registro: cuando tu factura entra, queda anotada con fecha y hora, se le asigna un número de registro y empieza a contar el plazo de pago. Ese asiento es tu prueba. Si envías un PDF a la dirección de correo de la persona con la que hablas, no hay registro, no hay fecha y no hay reloj corriendo.
La misma Ley 25/2013 permite a cada administración eximir de la obligación a las facturas de hasta 5.000 euros. Muchas lo han hecho, incluida la Administración General del Estado. Aun así, conviene presentar siempre por el canal electrónico: es más rápido, deja rastro y evita discusiones sobre cuándo entregaste la factura.
Los tres códigos DIR3 que tienes que pedir antes de facturar
Aquí es donde se atasca casi todo el mundo. Una factura dirigida a una administración necesita identificar a tres unidades distintas mediante sus códigos DIR3, el directorio común de unidades orgánicas:
- Oficina contable: quien registra contablemente la factura.
- Órgano gestor: el departamento que ha contratado el servicio.
- Unidad tramitadora: quien tramita el expediente y da el visto bueno.
A veces se añade un cuarto, el órgano proponente. Estos códigos no te los puedes inventar ni deducir: pídeselos por escrito a tu interlocutor en la administración antes de emitir la primera factura, y guárdalos en la ficha del cliente. Un solo dígito mal puesto y la factura acaba en una unidad que no sabe quién eres.
Además de los códigos, necesitarás el número de expediente o de contrato. Muchas administraciones rechazan de forma automática cualquier factura que no lo lleve.
Cómo se crea una factura en formato Facturae
Facturae es un formato de fichero XML con firma electrónica. No es un PDF ni un Excel exportado. Las versiones que admite FACe son la 3.2.1 y la 3.2.2; esta última incorpora mejoras para recargo de equivalencia y tipos impositivos especiales. Tienes tres vías para generarlo:
| Vía | Cuándo te conviene | Qué necesitas |
|---|---|---|
| Aplicación gratuita de Facturae | Facturas puntuales, pocas al año | Descargarla de facturae.gob.es y tener certificado digital |
| Tu programa de facturación | Facturas recurrentes a varias administraciones | Que el programa exporte Facturae 3.2.x y firme el XML |
| Integración por servicio web | Volumen alto o facturación automática desde tu sistema | Desarrollo contra la API de FACe y certificado de sello |
El Ministerio de Hacienda publica en facturae.gob.es una aplicación gratuita de escritorio pensada precisamente para pymes y autónomos que facturan poco a la administración. Es fea y es lenta, pero funciona y no cuesta nada.
Cómo firmar la factura y enviarla al portal
El XML de Facturae tiene que ir firmado electrónicamente. Para ello necesitas un certificado digital válido: el certificado de representante de persona jurídica si facturas como sociedad, o el de persona física si eres autónomo. Sin certificado no hay firma, y sin firma la factura no entra.
El envío se hace de dos maneras. La primera es entrar en el portal web de FACe, identificarte con el certificado y subir el fichero. La segunda es conectar tu propio software al servicio web de FACe, de modo que la factura se envíe sola en cuanto la emites. La primera es gratis y manual; la segunda requiere desarrollo, pero elimina el paso humano y los errores de dedo.
En ambos casos recibirás un justificante con el número de registro. Guárdalo: es lo que demuestra la fecha de presentación.
Qué estados atraviesa tu factura y cuándo cobras
Una vez dentro, la factura va cambiando de estado y tú puedes consultarlo en el propio portal con tu certificado. El recorrido habitual es: registrada, registrada en el registro contable, reconocida la obligación y pagada. Por el camino puede aparecer un estado de rechazo o de anulación solicitada.
Vigilar esos estados es lo más útil que puedes hacer. Si una factura lleva semanas en «registrada» sin pasar al registro contable, hay algo parado en la unidad tramitadora y toca llamar. Si nadie mira los estados, es fácil descubrir tres meses después que te rechazaron la factura en la primera semana.
Sobre plazos, la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público fija el marco: la administración tiene un plazo para aprobar la conformidad de la prestación y otro para pagar desde esa aprobación. En la práctica, el reloj que de verdad importa empieza cuando alguien da el visto bueno al trabajo, no cuando tú envías la factura. Por eso conviene cerrar la conformidad por escrito en cuanto entregas.
Errores que hacen que te rechacen la factura
Los rechazos casi siempre vienen de lo mismo:
- Códigos DIR3 incorrectos, incompletos o copiados de otro contrato.
- Falta el número de expediente o está mal escrito.
- El NIF del destinatario no coincide con el de la unidad indicada.
- Importes que no cuadran con lo adjudicado o con las certificaciones previas.
- Factura duplicada porque se reintentó el envío sin comprobar el registro.
- Certificado caducado en el momento de la firma.
Cuando te rechacen, no emitas una factura nueva sin más. Lee el motivo, corrige, y si la factura rechazada ya tenía número de serie, sigue el criterio de tu asesoría para rectificarla o anularla. Emitir dos facturas con el mismo concepto y distinta numeración genera un lío contable que después cuesta deshacer.
Cuándo conviene automatizar el envío desde tu propio software
Si facturas a la administración una vez al trimestre, la aplicación gratuita te sobra. La conversación cambia cuando entras en volumen: una empresa de servicios con veinte ayuntamientos como clientes, una ingeniería con certificaciones mensuales o un proveedor con contratos por lotes.
En esos casos merece la pena que tu sistema de gestión genere el Facturae y lo envíe solo. Lo que se automatiza de verdad es esto: la ficha de cliente guarda los códigos DIR3 y el expediente, el sistema valida que estén completos antes de permitir emitir, el XML se genera y se firma con un certificado de sello, y el estado de la factura se sincroniza para que tu equipo lo vea en el mismo panel donde ve el resto de cobros.
El ahorro no está solo en el tiempo de subir ficheros. Está en que dejas de tener facturas rechazadas por errores de transcripción y en que sabes en todo momento qué administración te debe qué.
Por dónde empezar esta semana
Facturar a la administración no es difícil, es exigente con los detalles. Consigue el certificado digital, pide por escrito los tres códigos DIR3 y el número de expediente, genera el XML de Facturae en la versión que admita el punto de entrada de tu cliente, fírmalo, preséntalo y vigila los estados hasta que veas «pagada». Con eso ya estás por delante de la mayoría de proveedores que se quejan de que la administración paga tarde cuando en realidad su factura nunca llegó a registrarse.
Si tu empresa ha empezado a trabajar con administraciones y la facturación se te está comiendo horas, o quieres que tu sistema de gestión genere y envíe los Facturae sin intervención manual, cuéntanos cómo facturas ahora y vemos juntos qué parte tiene sentido automatizar.
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