Qué hacer si un cliente no te paga el proyecto que has entregado

Si un cliente no te paga, el orden que funciona es recordatorio amable, reclamación formal por escrito con acuse de recibo y, si no hay respuesta, proceso monitorio en el juzgado. Cada escalón tiene su momento, y precipitarse o retrasarse cuesta dinero. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad te da más herramientas de las que la mayoría usa: intereses de demora automáticos y una indemnización fija por los costes de reclamar, sin necesidad de pactarlos en el contrato.

Qué plazos de pago marca la ley

Antes de reclamar conviene saber cuándo el retraso es legalmente un impago. La Ley 3/2004 fija el plazo máximo de pago entre empresas en 60 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio, y en 30 días cuando no hay pacto expreso. Un contrato que imponga plazos superiores a esos 60 días es nulo en esa cláusula.

Pasado el plazo, dos cosas ocurren de forma automática, sin que tengas que avisar previamente:

Intereses de demora. El tipo se calcula sumando ocho puntos porcentuales al tipo del Banco Central Europeo de su última operación principal de financiación del semestre anterior. La Secretaría General del Tesoro lo publica cada semestre: para el segundo semestre de 2026 es del 10,40 % anual.
Indemnización por costes de cobro. El artículo 8 de la Ley 3/2004 reconoce al acreedor una cantidad fija de 40 euros por cada factura impagada, además de los gastos acreditados de reclamación.

No son cantidades que te vayan a salvar el año, pero cambian la conversación: dejas de pedir un favor y pasas a reclamar un derecho con respaldo legal.

Antes de reclamar: ordena las pruebas

Dedica una hora a montar la carpeta del asunto antes de escribir nada. Necesitas demostrar tres cosas: que había un encargo, que lo entregaste y que no te han pagado.

El contrato, la propuesta firmada o, en su defecto, el correo donde el cliente aceptó el presupuesto. Un «adelante» por escrito vale como prueba.
La factura correctamente emitida, con fecha y concepto, y la constancia de que se envió.
La prueba de la entrega: acta de aceptación, correo de entrega, accesos facilitados, actas de reunión.
El historial de reclamaciones: cada correo y cada llamada, con fecha.

Si al hacer este ejercicio descubres que el encargo fue verbal y no hay nada por escrito, todavía puedes reclamar, pero tu posición es mucho más débil. Toma nota para el próximo proyecto.

Escalón 1: el recordatorio que abre la puerta

Un porcentaje alto de impagos no es mala fe, sino desorden administrativo: la factura se quedó sin aprobar, cambió la persona de administración o se traspapeló. Antes de ponerte formal, comprueba.

Escribe un correo corto, sin reproches, a la persona que aprueba el gasto y en copia a administración: número de factura, importe, fecha de vencimiento y una pregunta directa sobre la fecha prevista de pago. Si existe un problema real con el trabajo entregado, este es el momento en que sale a la luz, y suele ser más barato resolver la objeción que iniciar una reclamación.

Da un plazo concreto de respuesta, de una semana. Si no responden o dan largas dos veces, cambia de registro sin dramatismos.

Escalón 2: la reclamación formal por escrito

El siguiente paso es una reclamación fehaciente, es decir, que puedas probar que se envió, cuándo y con qué contenido. El burofax con acuse de recibo y certificación de texto es lo habitual. Tiene un coste reducido y produce dos efectos valiosos: interrumpe la prescripción de la deuda y deja constancia para un juez.

El escrito debe ser breve y contener el detalle de la deuda con número de factura, importe y fecha de vencimiento; la reclamación expresa de los intereses de demora y de los 40 euros del artículo 8 de la Ley 3/2004; un plazo concreto para el pago, de diez o quince días naturales; y el anuncio de que, transcurrido ese plazo, se iniciarán acciones judiciales.

Escríbelo en tono neutro y profesional. Este documento lo puede acabar leyendo un juez, y un texto sereno y bien fundamentado hace más daño que uno lleno de mayúsculas.

Escalón 3: el proceso monitorio

El proceso monitorio, regulado en los artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil, es la vía pensada exactamente para esto: deudas dinerarias, vencidas y exigibles, acreditadas con documentos como facturas o albaranes.

Tiene una ventaja que mucha gente desconoce: para presentar la petición inicial no necesitas abogado ni procurador, sea cual sea la cuantía, y existe un formulario normalizado disponible en la administración de justicia. A partir de ahí puede pasar una de tres cosas:

Reacción del deudor	Qué ocurre
Paga en el plazo de 20 días	El asunto termina y cobras
No responde	Se dicta decreto y puedes pedir la ejecución sobre sus bienes
Se opone	Se transforma en juicio verbal u ordinario; ahí sí necesitarás abogado según la cuantía

Antes de dar el paso, haz un cálculo frío: importe de la deuda, coste estimado del procedimiento, tiempo que te va a robar y probabilidad real de que el deudor tenga con qué pagar. Reclamar a una empresa insolvente es tirar dinero bueno detrás del malo. Y ten presente el plazo: las acciones personales prescriben a los cinco años según el artículo 1964 del Código Civil, pero cada reclamación fehaciente reinicia la cuenta.

Lo que no debes hacer aunque te apetezca

El impago genera una tentación muy concreta: apagar lo entregado. Piénsalo dos veces.

No tumbes la web ni bloquees accesos por tu cuenta si no tienes una cláusula que te ampare expresamente. Sin ese respaldo contractual puedes acabar tú respondiendo de los daños causados al negocio del cliente, y conviertes un caso claro en uno discutible.
No borres datos del cliente. Si tratas datos personales por su cuenta, tienes obligaciones propias que un conflicto comercial no suspende.
No hables de más en público. Contar el caso en redes puede derivar en una reclamación por daño reputacional y no acelera el cobro.
No sigas trabajando «para no perder al cliente». Si no paga lo entregado, suspende los trabajos en curso y comunícalo por escrito. Cada semana extra es más dinero que reclamar.

Cómo evitar el próximo impago

Cobrar empieza mucho antes de facturar. Cuatro medidas que reducen el riesgo de forma notable y que puedes aplicar en tu próxima propuesta:

Anticipo y pagos por hitos. Nunca entregues el grueso del trabajo antes de haber cobrado una parte. Vincula cada pago a una entrega concreta y verificable.
Reserva de la cesión de derechos. Que el contrato diga que la propiedad y la licencia de uso de lo desarrollado se transmiten cuando se abona la totalidad del precio. Es legítimo y cambia por completo el incentivo del cliente.
Aceptación formal por escrito. Un acta de entrega firmada, aunque sea por correo, cierra la puerta al «es que no estábamos conformes» que aparece cuando hay que pagar.
Comprueba con quién contratas. Una consulta rápida al Registro Mercantil sobre las últimas cuentas depositadas te dice más de lo que parece antes de aceptar un encargo grande.

En resumen, y por dónde seguir

Un impago se gestiona por escalones: comprueba si es un despiste, formaliza la reclamación con constancia, calcula si compensa ir al monitorio y, mientras tanto, no regales trabajo nuevo. La ley te ampara con intereses automáticos y con la indemnización de 40 euros por factura, pero quien evita de verdad el problema es un contrato con anticipo, hitos de pago y cesión de derechos condicionada al cobro.

Muchos de estos conflictos nacen de proyectos digitales que se encargaron sin definir qué se entregaba ni cuándo se daba por aceptado. En Tangram Consulting acompañamos a empresas y emprendedores desde la definición del proyecto hasta la entrega, con hitos claros y criterios de aceptación escritos desde el principio. Cuéntanos cómo estás planteando tu próximo proyecto y te ayudamos a cerrarlo de forma que cobrar no dependa de la buena voluntad.