Qué software necesita un apartamento turístico en España

Un apartamento turístico en España necesita cuatro piezas de software: un PMS que centralice reservas y calendarios, un channel manager que sincronice los portales, un check-in online que recoja los datos del viajero y el envío de esos datos a SES.HOSPEDAJES. Con uno o dos pisos puedes sobrevivir a mano; a partir de tres se descontrola, y la parte del registro de viajeros no es opcional en ningún caso.

Si gestionas viviendas de uso turístico, propias o de terceros, esto te sirve para montar el mínimo imprescindible sin comprar una torre de herramientas que luego no usas.

Lo que tienes que resolver sí o sí

Antes de mirar programas, ordena las tareas que se repiten en cada estancia:

Captar la reserva, venga del portal que venga, sin duplicar fechas.
Cobrar, con su fianza o su pago anticipado según el caso.
Identificar a cada viajero y comunicar sus datos a la Administración.
Entregar el acceso al piso sin tener que estar allí en persona.
Coordinar limpieza, lavandería y mantenimiento entre salida y entrada.
Emitir la factura y llevar los ingresos a la contabilidad y a los impuestos.

Cada una de esas seis líneas tiene un tipo de software detrás. La pregunta no es cuál compras primero, sino cuál te está costando más tiempo o más riesgo hoy.

El PMS: tu única fuente de verdad

El PMS (del inglés property management system, sistema de gestión de la propiedad) es el programa donde vive el calendario real de cada apartamento. Es la pieza central: si tienes dos calendarios distintos, tarde o temprano tendrás una doble reserva y un huésped en la puerta sin piso.

Lo que debe cubrir:

Calendario por unidad con reservas, bloqueos y estancias mínimas.
Ficha del huésped con su historial y sus comunicaciones.
Tarifas por temporada, por día de la semana y por antelación.
Cobros, fianzas, extras y tasa turística cuando corresponda.
Mensajes automáticos: confirmación, instrucciones de llegada, recordatorio de salida y petición de valoración.
Informes de ocupación e ingreso medio por noche, para saber si tu precio es el correcto.

Con uno o dos apartamentos hay quien lo lleva con un calendario compartido. Funciona hasta el primer solape. A partir de tres unidades, el PMS deja de ser un lujo.

Channel manager: que los portales no se pisen entre ellos

Si publicas en varios portales de alquiler vacacional y además vendes desde tu propia web, necesitas algo que sincronice disponibilidad y precios en los dos sentidos: cuando entra una reserva en un canal, el resto se cierra en minutos.

Qué mirar al elegirlo:

Qué canales conecta de verdad y con qué frecuencia sincroniza.
Si sincroniza solo disponibilidad o también precios y restricciones.
Qué pasa cuando un canal falla: si avisa o se queda callado.
Si te permite tarifas distintas por canal para absorber la comisión.
Si está integrado con tu PMS o son dos programas que hay que casar.

La mayoría de PMS del mercado ya incluye channel manager. Comprarlos por separado solo tiene sentido si ya tienes un PMS que te gusta y no lo quieres cambiar.

Check-in online y registro de viajeros: la parte obligatoria

Esta es la sección que más se subestima. El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje, y afecta a los apartamentos turísticos igual que a los hoteles: lo que cuenta es la actividad de hospedaje, no el tamaño.

En la práctica supone tres obligaciones concretas:

Identificar a cada viajero con un documento oficial y crear el parte de entrada de la estancia.
Comunicar los datos por vía electrónica a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior, dentro de las 24 horas siguientes al check-in.
Conservar el registro durante un mínimo de tres años desde la salida del viajero.

Cumplir esto a mano significa entrar en la plataforma huésped a huésped. Un check-in online resuelve el problema por el otro lado: antes de llegar, el viajero rellena sus datos y sube su documento desde el móvil, tú validas y el envío a SES.HOSPEDAJES sale del mismo sistema.

Al elegir el proveedor, comprueba dos cosas. Una, que el envío sea automático y que te deje el justificante guardado. Dos, que el tratamiento de los datos cumpla el Reglamento General de Protección de Datos: estás recogiendo documentos de identidad, así que hacen falta cifrado, control de accesos y un plazo de borrado definido cuando cese la obligación de conservación.

Accesos y operativa entre salida y entrada

El día del cambio de huésped es donde se rompen las valoraciones. Dos herramientas lo arreglan:

Cerradura inteligente o caja de llaves con código: código distinto por reserva, con validez limitada a las fechas de la estancia y envío automático al huésped. Se acaban las entregas de llaves a medianoche.
Gestión de tareas de limpieza y mantenimiento: la salida genera la tarea, la persona de limpieza la ve en su móvil, marca cuando termina y puede avisar de una incidencia con foto. Así sabes que el piso está listo antes de que llegue el siguiente.

Añade un inventario sencillo de ropa de cama y consumibles por apartamento. Es de lo más fácil de digitalizar y de lo que más discusiones evita.

Facturación, impuestos y contabilidad

Los ingresos llegan por varias vías (portales que te liquidan por su cuenta, cobros con tarjeta en tu web, transferencias) y cada una entra con su comisión y su fecha. Necesitas que el sistema te deje:

Emitir factura o justificante según el tipo de cliente.
Separar el importe bruto de la comisión del canal, para que la contabilidad cuadre.
Gestionar la tasa turística donde exista.
Exportar todo a tu programa de contabilidad o a tu asesoría sin teclear de nuevo.

Y mira de reojo el futuro de la facturación: el Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, con obligación a partir del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para autónomos según el calendario del Real Decreto-ley 15/2025. Si vas a cambiar de programa este año, pide por escrito que vaya a cumplirlo.

Cuánto cuesta montar todo esto

Pieza	Para quién encaja	Coste y plazo orientativos
PMS con channel manager por suscripción	De 1 a 20 unidades, operativa estándar	50 € – 300 € al mes según número de unidades y módulos
Check-in online con envío a SES.HOSPEDAJES	Obligatorio para cualquier alojamiento	Suele contratarse por unidad al mes o incluido en el PMS
Cerradura inteligente	Quien quiera entradas autónomas	Coste por puerta, una sola vez, más instalación
Web propia con motor de reservas directas	Quien quiera reducir comisiones de portal	8.000 € – 25.000 €, de 2 a 4 meses
Plataforma a medida con integraciones	Gestoras con muchas unidades, varios propietarios y liquidaciones	25.000 € – 70.000 €, de 4 a 8 meses

Con pocas unidades, un PMS de suscripción con check-in incluido es la opción sensata. El desarrollo a medida se justifica cuando gestionas pisos de otros propietarios: ahí necesitas liquidaciones automáticas, portal para cada propietario y reparto de gastos, y eso es justo lo que los programas estándar hacen peor.

El orden en que conviene montarlo

Resumiendo: primero el registro de viajeros y el check-in online, porque es una obligación con plazo de 24 horas; después el PMS con channel manager, que te quita las dobles reservas; luego los accesos y las tareas de limpieza, que son los que sostienen tus valoraciones; y por último la web propia para vender directo y dejar de repartir comisión. Haz que cada pieza hable con la anterior y no acabarás con cinco paneles abiertos.

Si gestionas apartamentos de varios propietarios y necesitas liquidaciones, portal del propietario o una integración que ningún programa del mercado te da, cuéntanos cómo gestionas hoy tus apartamentos y te decimos qué se resuelve con software estándar y qué conviene desarrollar a medida.