Qué software necesita una correduría de seguros para sus pólizas
Una correduría de seguros necesita un programa de gestión de cartera que tenga la póliza como unidad central, conexión con las compañías mediante el estándar EIAC, control de recibos y comisiones, y avisos automáticos de renovación. Sin eso, el trabajo se sostiene sobre los extranets de cada aseguradora y una hoja de cálculo, y ahí es donde se escapan las renovaciones y las comisiones mal liquidadas.
Si llevas una correduría pequeña o mediana y hoy entras a cinco portales distintos cada mañana, esto te sirve para ordenar qué software necesitas y en qué orden merece la pena montarlo.
La póliza es la unidad, el cliente es la vista
Tu negocio no son los clientes ni los siniestros por separado: es la relación entre ambos a través de la póliza. Un buen programa de correduría organiza la información así:
- Ficha de cliente con todas sus pólizas, vivas y anuladas, y su histórico de contacto.
- Ficha de póliza con compañía, ramo, riesgo asegurado, coberturas, prima, vencimiento y forma de pago.
- Recibos asociados a cada póliza, con su estado: emitido, cobrado, devuelto o pendiente.
- Siniestros colgando de la póliza, con su estado y su trazabilidad de gestiones.
- Comisión prevista y comisión realmente liquidada por la compañía.
- Documentación: condiciones, suplementos, recibos y correspondencia.
La prueba práctica: cuando un cliente llama por un parte, ¿ves en una sola pantalla qué tiene contratado, si está al corriente de pago y qué le vence el mes que viene? Si tienes que abrir el extranet de la compañía para saberlo, el dato no es tuyo, y eso te resta capacidad de venta cruzada.
EIAC: dejar de teclear lo que la compañía ya te manda
El mayor consumo de horas de una correduría es pasar a mano información que las aseguradoras ya tienen en formato digital. Para eso existe EIAC, el estándar sectorial de intercambio de información entre entidades aseguradoras y corredores, un proyecto en el que participa TIREA y que hoy utiliza la mayoría de las corredurías españolas.
En la práctica, EIAC significa que la compañía te envía ficheros normalizados con:
- Pólizas emitidas, renovadas, suplementos y anulaciones.
- Recibos, con su estado de cobro o devolución.
- Liquidaciones de comisiones.
Y tu programa los carga solo. La diferencia operativa es enorme: pasas de teclear a revisar excepciones. Cuando valores un programa, pregunta tres cosas concretas: con cuántas compañías tienes EIAC operativo hoy, si la carga es automática o hay que lanzarla a mano, y qué hace el sistema cuando un fichero viene con datos que no cuadran. La tercera es la que separa un buen programa de uno que solo dice tener EIAC.
Recibos, cobros y comisiones: cuadrar lo que te deben
Es la parte menos vistosa y la que más dinero recupera. Necesitas que el software te dé, sin que tú lo montes cada mes:
- Recibos devueltos, con aviso para reclamarlos antes de que la póliza caiga.
- Cartera cobrada frente a cartera pendiente, por compañía y por ramo.
- Conciliación de comisiones: lo que la compañía te ha liquidado frente a lo que debería según el acuerdo. Las diferencias aparecen solas cuando alguien las mira, y casi nadie las mira.
- Comisiones de colaboradores y auxiliares, si trabajas con red.
- Rentabilidad por compañía y por ramo, para negociar tus condiciones con datos.
Añade el libro registro de operaciones que tienes que llevar como mediador: si sale del propio sistema, deja de ser una tarea aparte.
Renovaciones y venta cruzada: el motor comercial
La cartera es tu activo, y se mantiene con avisos, no con memoria. El software debe trabajar por ti en cuatro momentos:
- Antes del vencimiento: aviso con margen suficiente para revisar coberturas y hablar con el cliente antes de que le llegue el recibo.
- Subidas de prima: detectar qué renovaciones vienen con incremento para adelantarte a la llamada del cliente.
- Huecos de cartera: clientes con coche y sin hogar, autónomos sin responsabilidad civil, empresas sin ciberriesgo. Es la consulta que más prima nueva genera.
- Después del siniestro: seguimiento para que la experiencia se convierta en fidelidad y no en baja.
Si además tienes un área privada donde el cliente descarga sus pólizas y recibos, declara un parte y actualiza sus datos, te quitas llamadas y das una imagen de correduría ordenada. Y cada acceso deja rastro, que es exactamente lo que necesitas cuando hay que acreditar qué se le informó y cuándo.
Cumplimiento y protección de datos, sin atajos
Una correduría trata datos personales en volumen y, en ramos de salud o vida, datos de salud, que el Reglamento General de Protección de Datos considera de categoría especial. Además, como mediador estás sujeto a las obligaciones de información y asesoramiento de la normativa de distribución de seguros, con inscripción y supervisión de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones.
Lo que eso exige de tu software:
- Permisos por usuario y por cartera, no acceso total para todo el mundo.
- Registro de accesos y de cambios sobre los datos sensibles.
- Cifrado en tránsito y en reposo, y copias de seguridad probadas.
- Conservación de la documentación de asesoramiento previo a la contratación.
- Plazos de borrado definidos y posibilidad de atender los derechos del cliente sobre sus datos.
Programa sectorial, desarrollo a medida o combinación
Para la mayoría de corredurías, un programa sectorial del mercado es el punto de partida razonable: ya trae EIAC, ramos y recibos resueltos. El desarrollo a medida entra cuando tu diferencial es el proceso: un nicho con tarificación propia, una red de colaboradores con liquidaciones complejas, o un producto que quieres vender por internet de principio a fin.
| Opción | Para quién encaja | Coste y plazo orientativos |
|---|---|---|
| Programa sectorial de correduría por suscripción | Corredurías de 1 a 15 personas con cartera variada | 50 € – 300 € al mes según usuarios y módulos |
| Web corporativa con área privada de clientes | Quien quiera captar y dar servicio desde su web | 8.000 € – 25.000 €, de 2 a 4 meses |
| Integración a medida entre el programa y la web o el CRM | Quien ya tiene programa y solo quiere conectarlo | Proyecto corto, valorado por alcance |
| Plataforma a medida con tarificador y contratación online | Nichos con producto propio o red de colaboradores | 25.000 € – 70.000 €, de 4 a 8 meses |
Hagas lo que hagas, pon una condición por escrito antes de firmar: que puedas exportar tu cartera completa (clientes, pólizas, recibos y documentos) en un formato abierto cuando quieras. Tu cartera es el negocio, y si vive dentro de un programa del que no se puede salir, has convertido tu activo en el activo de otro.
Por dónde empezar
En resumen: monta primero la cartera única con la póliza como centro, conecta después EIAC con las compañías que te dan más volumen, pon el control de recibos y la conciliación de comisiones (es lo que antes se paga solo) y deja el área privada del cliente y el tarificador para cuando lo anterior funcione. Cada pieza debe leer de la ficha de póliza, no obligarte a teclear lo mismo en dos sitios.
Si tienes una red de colaboradores, un nicho con producto propio o necesitas integrar tu programa con tu web y no encuentras la forma, cuéntanos cómo trabajas hoy tu cartera y valoramos qué se resuelve con programa sectorial y qué merece un desarrollo a medida.
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