Cómo conectar tu tienda online con tu programa de contabilidad

Para conectar tu tienda online con tu programa de contabilidad tienes tres caminos: exportar e importar ficheros a mano, usar un conector ya hecho entre las dos herramientas, o montar una integración a medida por API. La decisión no depende de tu presupuesto, sino de tu volumen de pedidos y de lo raro que sea tu IVA. Con veinte pedidos al mes puedes vivir con ficheros; con quinientos, cada pedido teclateado a mano es un error esperando a aparecer en el cierre.

Si hoy tu gestor te pide cada trimestre un Excel que tú montas a mano desde el panel de la tienda, este artículo te explica qué tiene que viajar entre los dos sistemas y cómo montarlo sin romper nada.

Qué significa «conectar» de verdad

Conectar no es descargar un listado de ventas. Es que cada hecho económico de la tienda tenga su reflejo contable sin que nadie lo copie. En concreto, estos datos son los que deben viajar:

Clientes: datos fiscales, NIF y país, para que la factura salga bien desde el principio.
Productos: referencia y tipo de IVA aplicable a cada uno.
Pedidos y facturas: número, fecha, base imponible, cuota y total, con la serie de facturación correcta.
Cobros: importe realmente ingresado, medio de pago y fecha valor.
Comisiones de la pasarela: son un gasto, no un descuento en la venta.
Devoluciones y abonos: con su factura rectificativa, no borrando la original.
Portes y descuentos, cada uno con su tratamiento fiscal.

Si alguno de esos siete elementos no viaja, alguien lo va a apuntar a mano. Y ahí es donde aparecen los descuadres de final de trimestre.

Las tres formas de hacerlo, con sus pegas

Opción	Cuándo tiene sentido	Qué te va a doler
Exportar e importar ficheros	Hasta unas decenas de pedidos al mes, un solo país	Depende de una persona; cada cambio de formato rompe el proceso
Conector ya hecho entre tienda y programa contable	Volumen medio y casuística estándar	Solo mapea lo que el fabricante decidió; el caso raro se queda fuera
Integración a medida por API	Volumen alto, varios países, multidivisa o varios canales de venta	Requiere inversión inicial y un responsable que la mantenga

El error más común es descartar la integración a medida por precio y acabar pagando lo mismo en horas de administración durante dos años. Haz la cuenta al revés: calcula cuántos minutos tarda tu equipo en procesar un pedido a mano, multiplícalo por tus pedidos anuales y compáralo con el coste del proyecto. Si tu volumen es bajo, el conector o el fichero ganan sin discusión. Si es alto, la cuenta se vuelve obvia en otro sentido.

Decide primero en qué dirección manda cada dato

Antes de tocar nada, escribe quién es el dueño de cada dato. Es la decisión que evita el 90 % de los problemas:

Catálogo y precios: normalmente manda el programa de gestión, y la tienda recibe.
Stock: manda el almacén y la tienda recibe, con un umbral de seguridad para no vender lo que no hay.
Pedidos y cobros: manda la tienda y la contabilidad recibe.
Datos fiscales del cliente: manda quien los valida, que casi siempre es la gestión.
Numeración de facturas: siempre un único sistema. Dos sistemas numerando facturas es el problema más difícil de arreglar después.

Con eso resuelto, define cada cuánto se sincroniza. Los pedidos y los cobros, en tiempo real o cada pocos minutos. El catálogo y el stock, según cómo trabajes. La contabilidad, a menudo un volcado diario es más que suficiente y mucho más fácil de revisar.

El IVA es donde se rompen casi todas las integraciones

Un conector genérico suele asumir que vendes a particulares de tu país con un solo tipo de IVA. En cuanto sales de ahí, hay que configurarlo bien:

Ventas a consumidores de otros países de la Unión Europea: existe un umbral conjunto de 10.000 euros anuales; por encima de él debes aplicar el IVA del país del cliente, y el régimen de ventanilla única (OSS) permite declararlo todo en una sola declaración en lugar de registrarse en cada Estado. Tu tienda tiene que aplicar el tipo correcto por país y tu contabilidad tiene que poder separar esas operaciones.
Ventas a empresas de la Unión Europea con NIF-IVA válido: operación exenta con inversión del sujeto pasivo, y hay que guardar la validación del NIF-IVA.
Ventas fuera de la Unión Europea: exportación, con su justificación documental.
Recargo de equivalencia: si vendes a minoristas sujetos a él, el tratamiento cambia.
Tipos reducidos: si tu catálogo mezcla tipos, el IVA debe ir en la ficha del producto, nunca fijado en la configuración general de la tienda.

Siéntate con tu asesor fiscal antes de montar la integración y haz una lista de los casos que te aplican. Reconfigurar el IVA de un año ya facturado es carísimo comparado con dedicarle una hora al principio.

Conciliar las pasarelas de pago: lo que casi nadie prevé

Este es el punto donde más integraciones se quedan a medias. Tú vendes por 100 euros, la pasarela te ingresa 97,50 dos días después, y en el banco aparece una transferencia de 4.230 euros que agrupa treinta pedidos. Si la contabilidad solo recibe «venta de 100», nunca cuadrará con el extracto.

Lo que la integración tiene que resolver:

Registrar la venta por su importe bruto.
Registrar la comisión de la pasarela como gasto, con su factura.
Reflejar la liquidación agrupada del banco y ligarla a los pedidos que la componen.
Tratar los contracargos y las devoluciones parciales, que llegan semanas después.
Si cobras en otras divisas, guardar el tipo de cambio aplicado en la fecha de la operación.

Pide siempre un informe de conciliación: pedidos del día, importe bruto, comisiones y lo que ha llegado al banco. Si una integración no te da eso, no está terminada.

Verifactu: el cambio que conviene tener en cuenta ya

El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación: registros de facturación encadenados mediante huella, inalterables y trazables, con código QR en la factura. Según el calendario vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, la obligación llega el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.

Para tu integración esto tiene una consecuencia muy práctica: decide ya qué sistema es el que emite las facturas, porque es ese el que tendrá que cumplir el reglamento. Si la tienda genera un documento y la contabilidad genera otro con numeración distinta, tendrás que deshacer el lío justo cuando llegue la obligación. Conviene dejarlo resuelto ahora, mientras cambiarlo sale barato.

Cómo lanzarlo sin parar de vender

Una integración se pone en marcha por fases, nunca de golpe:

Inventario de casos: lista los tipos de venta, de IVA, de cobro y de devolución que tienes de verdad.
Prueba en entorno de pruebas con pedidos reales del último mes, incluidos los raros.
Cuadre a ciegas: deja convivir un mes el proceso manual y el automático y compara los dos resultados. Las diferencias que aparezcan son tu lista de arreglos.
Corte con fecha limpia: cambia al inicio de un trimestre, no a mitad.
Alertas y registro: cada pedido que no se sincronice debe generar un aviso, no un silencio.
Revisión mensual los primeros meses, con tu asesor mirando una muestra de facturas.

Y guarda en un documento sencillo qué campo de la tienda va a qué campo de la contabilidad. Cuando dentro de dos años cambies de programa o de persona, ese documento valdrá más que el propio código.

Lo que te llevas de aquí

En resumen: define qué sistema manda en cada dato, deja la numeración de facturas en un solo sitio, cierra la casuística de IVA con tu asesor antes de programar, prevé la conciliación de las pasarelas de pago desde el principio y arranca con un mes de convivencia entre el proceso viejo y el nuevo. Con volumen bajo te sobra un conector; con volumen alto o varios países, la integración a medida se paga con las horas de administración que te devuelve.

Si tu tienda vende a varios países, en varias divisas o por varios canales y ningún conector del mercado encaja con tu caso, cuéntanos cómo circulan hoy tus pedidos y tus facturas y te proponemos la forma más sencilla de conectarlo todo sin romper tu contabilidad.