La primera contratación de tu startup: del freelance al primer fichaje en nómina sin perderte en el papeleo

Llega un momento en toda startup en el que tú solo (o el equipo fundador) ya no dais abasto. Hay clientes que atender, producto que construir y una lista de tareas que crece más rápido de lo que la cierras. Ahí es cuando empiezas a darle vueltas a la gran pregunta: ¿ficho a alguien? Y casi en la misma frase aparece el miedo: el contrato, la Seguridad Social, las nóminas, los costes que no controlas.

Respira. Saber cómo contratar a tu primer empleado en una startup no es magia ni hace falta ser experto en derecho laboral. Es un proceso ordenado, con sus trámites claros y sus plazos. En esta guía te lo explico paso a paso, con cifras orientativas y el contexto español, para que tomes la decisión con la cabeza fría y firmes ese primer contrato sabiendo exactamente dónde te metes.

Antes de nada: ¿de verdad necesitas un empleado o te vale un freelance?

No toda necesidad se resuelve con una contratación. A veces lo que tienes es un pico de trabajo puntual, y meterte en una relación laboral indefinida sería matar moscas a cañonazos.

La diferencia es más profunda que "uno emite factura y el otro va en nómina":

• Un freelance (autónomo) te factura por un servicio concreto, organiza su propio trabajo, usa sus medios y trabaja para varios clientes. Tú no le marcas horario ni le diriges como a un empleado.
• Un empleado se integra en tu organización: cumple un horario, sigue tus instrucciones, usa tus herramientas y depende de ti. A cambio, tiene los derechos de cualquier trabajador por cuenta ajena.

Cuidado aquí, porque es uno de los errores más caros que comete una startup: contratar a alguien como falso autónomo cuando en realidad funciona como empleado. Si esa persona viene cada día a tu oficina, sigue tu horario y solo trabaja para ti, la Inspección de Trabajo puede considerarlo una relación laboral encubierta. Las sanciones, más las cuotas atrasadas, duelen mucho.

Señales de que ya toca contratar

• La necesidad es estable y recurrente, no un proyecto de tres semanas.
• Quieres que esa persona se involucre, conozca el producto a fondo y crezca contigo.
• Necesitas dirigir su trabajo, marcar prioridades y horarios.
• El rol es núcleo del negocio (no algo periférico que externalizas bien).

Si marcas varias de estas casillas, el contrato laboral es lo que toca. Si dudas, empezar con una colaboración freelance y convertirla en contrato cuando se consolide es una jugada perfectamente válida.

Tipos de contrato: cuál encaja en tu primera contratación

Tras la reforma laboral de 2021, en España la regla es clara: el contrato indefinido es la norma y la temporalidad, la excepción. Para un primer fichaje que quieres que se quede, esto te beneficia: lo natural es ir a indefinido.

Contrato indefinido

Es el habitual y el que recomiendo para tu primera persona de plantilla. Da estabilidad (clave para retener talento en una startup, donde no compites en salario con las grandes) y suele ser el más sencillo de justificar. Dentro de él puedes pactar periodo de prueba, que abordamos más abajo.

Contratos temporales

Solo caben en supuestos tasados: circunstancias de la producción (picos puntuales) o sustitución de una persona. No vale "lo hago temporal por si acaso". Si encadenas temporales sin causa real, te expones a que el contrato se considere indefinido y a sanciones.

Bonificaciones que conviene mirar

Antes de firmar, comprueba si tu caso encaja en alguna bonificación o reducción de cuotas a la Seguridad Social. Existen incentivos para la contratación indefinida de ciertos colectivos (jóvenes, personas en desempleo de larga duración, mayores de 45, personas con discapacidad, etc.). Los importes y requisitos cambian con frecuencia, así que verifica los tipos y bonificaciones vigentes en el SEPE y la Seguridad Social, o que tu gestoría lo haga, antes de dar el alta. Una bonificación bien aplicada puede aligerarte el coste durante los primeros años.

El coste real de un empleado (que no es solo su salario)

Aquí es donde muchos fundadores se llevan el susto, así que te lo desgloso con calma. El sueldo que ve tu empleado no es lo que te cuesta a ti.

Para la empresa, el coste se compone de:

1. El salario bruto anual del trabajador (de ahí salen sus retenciones de IRPF y su parte de cotización, pero eso lo paga él de su bruto).
2. La cuota patronal a la Seguridad Social: lo que tú aportas por encima del salario. Orientativamente ronda el 30% del salario bruto, sumando contingencias comunes, desempleo, formación, FOGASA y accidentes (este último varía según la actividad). Es un porcentaje aproximado: verifica el tipo exacto vigente, porque cambia con las leyes de presupuestos y según el sector.

Hagamos números con un ejemplo redondo. Si pactas un salario bruto de 30.000 € al año:

• Coste de Seguridad Social a tu cargo (≈30%): unos 9.000 € anuales.
• Coste total empresa: alrededor de 39.000 € al año.

Es decir, por cada euro de salario bruto, prepárate para desembolsar en torno a 1,30 € reales. Lo recuerdo porque condiciona toda tu planificación de tesorería: una startup que no contaba con esa cuota patronal se queda corta de caja en el peor momento.

Y el salario neto, ¿cuánto verá la persona?

Del bruto se le descuentan su cotización (en torno a un 6,35% en supuestos generales, dato a confirmar) y la retención de IRPF (variable según su situación). Esto importa al negociar, porque el candidato piensa en neto y tú piensas en coste total. Hablad siempre dejando claro de qué cifra estáis hablando.

El convenio colectivo: el marco que no eliges, pero te aplica

Un punto que sorprende a casi todo fundador primerizo: aunque tú no firmes nada con ningún sindicato, a tu empresa le aplica un convenio colectivo según tu actividad y, a veces, tu provincia.

El convenio marca mínimos que no puedes incumplir:

• Salario mínimo por categoría (a menudo por encima del SMI).
• Jornada máxima y descansos.
• Vacaciones, pluses, antigüedad.
• Clasificación profesional y otras condiciones.

Para una startup tecnológica suele aplicar el convenio de consultoría y estudios de mercado (el llamado "convenio TIC" o de empresas de consultoría), pero depende de tu actividad real. Identifícalo antes de fijar el salario y la categoría de tu primer empleado: contratar por debajo del mínimo del convenio es un problema que se arrastra. Si no lo tienes claro, que te lo confirme tu gestoría o asesor laboral.

El periodo de prueba: tu red de seguridad (y la suya)

El periodo de prueba es ese tramo inicial en el que cualquiera de las dos partes puede dar por terminada la relación sin indemnización ni preaviso (salvo lo que diga el convenio). Para una primera contratación es oro: te da margen para comprobar que el encaje es real antes de consolidar el compromiso.

Algunas claves:

• Su duración la fija el convenio; a falta de él, la ley pone topes (orientativamente, hasta 6 meses para técnicos titulados y 2 meses para el resto en empresas de cierto tamaño). Confirma el plazo de tu convenio antes de redactarlo.
• Tiene que estar por escrito en el contrato. Si no lo pones, no existe.
• No puede pactarse si la persona ya hizo antes esas mismas funciones en tu empresa.

No lo veas como una trampa para despedir gratis, sino como un compromiso mutuo de honestidad: ambos comprobáis si la cosa funciona.

Mini-checklist de trámites: del "sí, te fichamos" al alta efectiva

Cuando ya tienes a la persona elegida y la oferta aceptada, estos son los pasos. Algunos los harás tú; otros, idealmente, los lleva tu gestoría.

1. Date de alta como empresa en la Seguridad Social. Si es tu primera contratación, necesitas obtener tu Código de Cuenta de Cotización (CCC) ante la TGSS. Sin esto no puedes dar de alta a nadie.
2. Comprueba el convenio aplicable y fija categoría y salario respetando sus mínimos.
3. Solicita el número de afiliación de la persona a la Seguridad Social si no lo tiene (normalmente ya lo tendrá).
4. Tramita el alta del trabajador en la TGSS, obligatoriamente antes de que empiece a trabajar. Aunque sea el día anterior, pero nunca después.
5. Redacta y firma el contrato por escrito, con periodo de prueba si lo quieres, y comunícalo al SEPE (Contrat@) en los plazos previstos.
6. Recopila sus datos para la nómina: IRPF (modelo 145), número de cuenta, situación familiar.
7. Cumple con prevención de riesgos laborales (vigilancia de la salud, evaluación de riesgos) y entrega la formación/EPIs si procede.
8. Cumple con protección de datos (RGPD): informa a la persona del tratamiento de sus datos como empleado y guárdalos de forma segura.
9. A partir de ahí, cada mes: nómina, pago de cuotas a la TGSS y retenciones de IRPF a la AEAT (modelos trimestrales 111 y resumen anual 190).

Apunta este orden y el resto se vuelve mucho menos intimidante. El error más típico no es complejo: es dar de alta tarde, una vez la persona ya empezó. Eso sí se sanciona.

Nóminas y gestoría: cuándo delegar el papeleo

Puedes llevar las nóminas tú con software, pero siendo honesto: para una startup que arranca con su primer empleado, una gestoría laboral es de las mejores inversiones que harás. Por una cuota mensual razonable (en pymes pequeñas suele moverse en una horquilla modesta al mes, confírmala) te lleva altas, bajas, nóminas, seguros sociales, modelos ante la AEAT y te avisa de cambios normativos.

Lo que ganas no es solo tiempo: ganas no equivocarte en algo que se sanciona. Tu foco está en hacer crecer el producto y los clientes, no en interpretar tablas salariales de convenio cada enero.

Retener sin poder pagar como un gigante: equity y stock options

Aquí está el as en la manga de las startups. Tu primer empleado probablemente cobre menos de lo que cobraría en una multinacional, y lo sabes. ¿Cómo compensas eso? Con participación en el proyecto.

• Equity / participaciones: ofrecer una pequeña parte del capital a quien se sube pronto y asume el riesgo contigo. Alinea incentivos como ninguna otra cosa.
• Stock options (opciones sobre acciones): el derecho a comprar participaciones en el futuro a un precio fijado, normalmente sujeto a permanencia (vesting). Es la fórmula clásica para retener talento clave sin descapitalizar la caja.

La Ley de Startups (Ley 28/2022) mejoró el tratamiento fiscal de las stock options para empresas emergentes certificadas, elevando exenciones y difiriendo la tributación. Es una palanca potente, pero tiene letra pequeña: cómo se valora, cuándo tributa, qué requisitos cumple tu empresa para ser "emergente". Antes de prometer equity en un email, diséñalo bien con asesoramiento legal y fiscal, porque rehacerlo después es caro y genera desconfianza.

Cómo no equivocarte al elegir a tu primer fichaje

Lo dejo para el final porque es lo más importante y lo que ningún trámite resuelve. Tu primer empleado marca la cultura de la empresa que vas a construir. Dos consejos que valen su peso en oro:

• Contrata por actitud y polivalencia, no solo por el CV. En una startup pequeña, esa persona hará de todo. Necesitas a alguien que se arremangue, tolere la incertidumbre y proponga, no solo que ejecute.
• Sé brutalmente honesto en la entrevista sobre lo que es trabajar en una startup: el riesgo, la intensidad, lo que ofreces (incluida la parte de equity) y lo que aún no puedes ofrecer. El candidato adecuado valora esa transparencia.

Y no descartes empezar la relación con un periodo de colaboración o prueba real antes del compromiso a largo plazo. Trabajar codo con codo unas semanas dice más que cinco entrevistas.

Si quieres soltar el papeleo y centrarte en construir

La primera contratación es un salto, pero es un salto pautado: decides freelance o nómina, eliges contrato indefinido, calculas el coste real con su cuota patronal, miras bonificaciones, das el alta en la TGSS a tiempo y delegas la nómina. Hecho con orden, deja de dar miedo.

En Tangram ayudamos a startups a digitalizar y ordenar sus procesos para que crecer no signifique ahogarse en trámites. Si estás dando este paso y quieres montar bien tus flujos desde el principio, hablamos sin compromiso y te echamos una mano para que tu equipo arranque con buen pie.

Las cifras de cuotas, bonificaciones y plazos de este artículo son orientativas: verifica siempre los tipos y la normativa vigentes con tu asesor laboral o gestoría antes de tomar decisiones.